Bu bölümde proje için öngörülen önemli kilometre taşları listelenmeli ve bu hedeflere ne kadar zamanda erişileceği bir akış şeması olarak gösterilmelidir. Projenin önemli aşamalarını bulabilmek için Ağ Diyagramları kullanılmalıdır.
Ağ Diyagramları hazırlamak için İş Ayrışım Yapısındaki en düşük seviyeli işlerin (Şekil 1’deki seviye n işler, yani iş paketleri) listesinin çıkartılması ve bu iş paketlerinin sıralanarak her biri için zaman tahminlerinin yapılması gerekmektedir. İş paketlerinin sıralanması ve zaman tahminleri sürecinde proje ekibinin beraber çalışması projenin başarısı açısından önem taşımaktadır.
İş paketlerinin sıralanması için de Post-It yöntemi kullanılabilir. Bunun için her iş paketinin bir Post-It üzerine yazılarak büyük bir beyaz tahta ve uzun bir masa üzerinde BAŞLANGIÇ ve BİTİŞ diye isimlendirilmiş iki Post-It arasında sıralanmalıdır (Bakınız Şekil 1).
Bu sıralama sırasında iş paketleri arasındaki aşağıda listelenen ilişkiler belirlenmelidir:
Böylece hangi iş paketinin hangi sırada yapılacağı ortaya çıkartılabilecektir.
Bunun ardından her iş paketi için zaman ihtiyacı belirlenmelidir: Bu amaçla “satırlarında” alt alta sıralanmış iş paketleri, “sütunlarında” da zaman tahmini yapacak proje ekibi ve uzman personelin isimlerinin yer aldığı bir EXCEL tablosu oluşturulabilir (Bakınız Şekil 14). Her uzman personelin yaptığı tahminler ilgili hücrelere girildikten sonra, en düşük tahmin, en yüksek tahmin, ortalama için yeni kolonlar oluşturulmalıdır. Her iş paketi için zaman tahmini aşağıdaki formül kullanılarak ortaya çıkartılabilir:
Belirlenen zaman tahmininin kesirli çıkması halinde üste doğru yuvarlanması gerekecektir.
Proje grubuyla beraber zaman tahminlerinin belirlenmesinin ardından, bu tahminlerin hazırlanan ağ diyagramlarına girilmesi gerekmektedir.
Yukarıdaki şekilde harfler iş paketinin adını, rakamlar da süre tahminlerini ifade etmektedir. Ağ diyagramlarında bir iş paketinin önünde bulunan bütün iş paketlerine o iş paketinin öncülü, arkasında bulunanlara ise o iş paketinin ardılı adı verilmektedir. Bu tanıma göre, örneğin, E iş paketinin öncülü A, ardılları ise G ve H olacaktır.
Ağ diyagramının oluşturulmasının ardından yapılacak şey Proje Kritik Yolu ve iş paketlerinin bolluk miktarlarının belirlenmesi olmalıdır. Proje Kritik Yolu ve Bolluk için tanımlar aşağıda verilmiştir:
Proje Kritik Yolu ve Bolluğu bulabilmek için ileriye doğru ve geriye doğru iki (2) adet hesap yapılması gerekmektedir.
İleriye doğru hesapta, projenin SIFIR gününden başlanarak, ağ diyagramında başlama tarihi kutunun sol üstünde, tamamlanma süresi kutunun içinde, bitiş tarihi kutunun sağ üstünde olacak şekilde ileriye doğru süreler eklene eklene gidilir.
Örneğin; yukarıdaki A iş paketi, 0. gün başmakta, 4 gün sürmekte ve 4. gün tamamlanmaktadır. Ağ diyagramına göre bundan sonra başlayacak B işi, 4. gün başlamakta, 3 gün sürmekte ve 7.gün tamamlanmaktadır. Bu şekilde ileriye doğru akış sırası üzerinde gidilerek her iş paketinin kaçıncı gün başlayacağı ve kaçıncı gün tamamlanacağı bulunmalıdır. Eğer bir iş paketinin birden fazla öncülü varsa, en geç tamamlanan öncülün bitiş tarihi, o iş paketinin başlangıç tarihi olarak alınmalıdır.
Bu şekilde bulunan;
adı verilmektedir.
İleriye doğru hesap yöntemi ile projenin kaç günde tamamlanacağını belirlemek mümkündür.
İleriye doğru hesap yöntemi ardından, geriye doğru hesap yöntemine geçilmesi gerekmektedir. Bu yöntemde; ağ diyagramındaki BİTİŞ görevinden başlayarak her bir iş paketi için bitiş tarihi kutunun sağ altında, tamamlanma süresi kutunun içinde, başlangıç tarihi ise kutunun sol altında olacak şekilde geriye doğru süreler çıkarta çıkarta gidilmelidir.
Örneğin yukarıdaki I iş paketi, 20. gün bitmekte, 3 gün sürmekte ve 17. gün başlamaktadır. Ağ diyagramına göre bundan önce yer alan F işi, 17. gün tamamlanmakta, 1 gün sürmekte ve 16.gün başlamaktadır. Bu şekilde geriye doğru akış sırası üzerinde gidilerek her iş paketinin kaçıncı gün bittiği ve kaçıncı gün başlayacağı bulunmalıdır. Eğer bir iş paketinin birden fazla ardılı varsa, en erken başlayan ardılının başlangıç tarihi, o iş paketinin bitiş tarihi olarak alınmalıdır.
Bu şekilde bulunan;
adı verilmektedir.
Bu sürecin doğru yapılması durumunda BAŞLANGIÇ iş paketinin hem erken hem de geç başlangıcının sıfır (0) olarak bulunması gerekmektedir.
Geriye doğru sürecin tamamlanmasın ardından projenin kritik yolu ve her iş paketinin bolluğu belirlenebilir. Bolluk, geç başlangıçtan erken başlangıç veya geç bitişten erken bitiş çıkartılarak hesaplanabilir;
Erken başlangıç ve geç başlangıç, ayrıca erken bitiş ve geç bitiş tarihleri birbirinin aynı olan (bolluğa sahip olmayan) bütün iş paketleri kritik yol üzerinde bulunacaktır. Bu iş paketlerinin zamanında tamamlanması için çok daha fazla özen gösterilmesi gerekmektedir.
Bu sürecin ardından GANNT şeması hazırlama sürecine geçilmelidir. Bu aşamaya kadar hafta sonları ve tatillerin eklenmediği unutulmamalıdır. Görevleri bir GANNT Şemasına yerleştirilmesi ve proje zamanlamasında hafta sonlarının ve tatillerin de dikkate alınması, zaman planına daha fazla gerçeklik ekleyecektir. Tabii ki bu, projenin toplam süresinin Kritik Yol süresinden daha uzun olacağı anlamına gelmektedir (20 gün yerine 26 gün).
Ağ Diyagramlarının oluşturulması döngüsel bir süreç olup, bu süreler ancak iş paketi gerçekleştiğinde son halini alacaktır. Bu aşamada aşağıda listelenen öğeler de zaman planlama çalışmalarında dikkate alınmaya başlanmalıdır.
Döngüsel süreç proje son bulduğunda son halini alacak ve ortaya çıkacak GANNT şeması artık gerçek hayat tecrübesini yansıtan bir KNOW-HOW haline dönüşecektir.
Proje planın bu bölümde anlatılan süreçler kullanılarak oluşturulan ağ, GANNT ve kilometre taşı diyagramlarının da eklenmesi gerekmektedir. Bu diyagramları oluşturmak için çeşitli proje yönetimi yazılımlarından faydalanmak mümkündür. Microsoft EXCEL, PERT Chart Expert ve Microsoft Project bunlar arasında örnek olarak gösterilebilir.
Proje yöneticisinin oluşturulan GANNT Şemasını projeyi yürütme, kontrol ve iletişim aracı olarak kullanılacağından, olabildiğince özenle hazırlanması önem taşımaktadır.
Zaman planlama çalışmalarına paralel olarak projeniz için bir Proje Zaman Yönetim Planı hazırlamanız gerekmektedir. Örnek bir Proje Zaman Yönetim Planı aşağıda gösterilmektedir.
Bu plan projenin faaliyet takvimi açısından nasıl yönetileceğine ilişkin kılavuz niteliğindeki bilgileri içermektedir. Projesinin yürütülmesi sırasında takvim kaymaları oluşabilir ve proje kilometre taşlarına (KT) ulaşmada gecikmeler yaşanabilir. Bu gecikmeler projeye dış girdi sağlayacak tarafların çıktılarını zamanında sağlayamaması, faaliyetleri gerçekleştirecek personelin öngörülenden daha fazla eğitim ve tecrübeye ihtiyaç duyması gibi sebeplerden kaynaklanabilir. Proje zaman yönetiminin bu planda belirtilen yöntemlere göre yapılması, projeye önemli etkileri takvim kaymalarının bu planda belirtilen süreçler kullanılarak değerlendirilmesi gerekmektedir.
Bu projede “Proje Yöneticisi”; projeye bir “Takvim Sorumlusu” atamak ve bu kişiye proje organizasyon şemasında yer vermek, faaliyet Takvimi Yönetimi Planının geliştirilmesini sağlamak ve takvim kaymaları ile ilgili faaliyetleri yürütmek ile sorumludur. Takvim Sorumlusu; faaliyet takvimi kontrol faaliyetlerini bu plan çerçevesinde gerçekleştirecektir. Tüm proje çekirdek ve geniş proje ekibi, Takvim Sorumlusuna ihtiyaç duyduğu bilgileri sağlayacak ve bu bilgilerin toplanmasına yardımcı olacaktır. Üst yönetim proje zaman yönetimi için gerekli kaynakları sağlamakla sorumlu bulunmaktadır.
Takvim sorumlusu, öncelikli olarak o anda gerçekleştirilmekte olan faaliyetler olmak üzere bütün faaliyetlerin mevcut tamamlanma oranlarını gözden geçirecek ve tamamlanma için gerekli sürelerin tahmini değerleri belirleyecektir. Bu tahmini değer, planlanan süreden fazla ise takvim kayması ihtimali ortaya çıkmış demektir.
Mevcut kaynakların yeterli olmadığı, bu kaynakların zamanında sağlanmasının mümkün olmadığı ve/veya bu kaynakların faaliyetin tamamlanması için gerekli olduğunun tespit edildiği durumlarda da takviminde kayma ihtimali ortaya çıkmış demektir.
Proje için üçüncü taraflarca tamamlanması gereken işler ve üretilmesi gereken çıktıların bulunması, bu faaliyetlerde problem tespit edilmesi ve bu problemlerin zamanında çözümlenmesinin mümkün olmadığı tespit edilmesi durumunda, takvim kayması ihtimali ortaya çıkmış demektir.
Risklerin mevcut durumlarında değişiklikler oluşması ve riskin faaliyetler için öngörülen zaman tahminlerini etkilediğinin tespit edilmesi durumunda takvim kayması ihtimali ortaya çıkmış bulunmaktadır.
Takvim Sorumlusu; bu açıklanan hususlarla ilgili toplanan izleme sonuçlarıyla bir “Faaliyet Takvimi İzleme Çizelgesi” oluşturacaktır.
Faaliyet Takviminin izlenmesi sırasında faaliyet takviminde herhangi bir kayma potansiyeli belirlendiğinde, proje planı gözden geçirilecek, ilgili faaliyetin kritik yol üzerinde olup olmadığı incelenecektir. Bu inceleme sonucunda; takvim kaymasına sebep olan faaliyetin kritik yol üzerinde bulunduğu ve dolayısıyla proje kilometre taşlarının zamanında yetiştirilememesi söz konusu olduğu durumda veya takvim kaymasına sebep olan faaliyetin kritik yol üzerinde bulunmadığı, fakat süresinin uzaması sonucunda faaliyetin kritik yol haline geldiği durumda, bu takvim kaymasına yönelik proje ekibi ile beraber bir karşı eylem stratejisi belirlenecektir.
Proje maliyet ve kalite gereklerinde değişiklik olmadığı ve o güne kadar gerçekleşmiş bütün gecikmelerin kümülatif toplamı dikkate alınarak, projenin planlanan zaman planını %5’inin üzerinde geciktirmediği durumda Proje Yöneticisi Takvim Kaymasını kabul edilecek ve onaylanacaktır.
Proje maliyet ve kalite gereklerinde değişiklik yaratması durumunda, “eğer mümkünse” Takvim Kaymasını başka faaliyetlerden ve birimlerden kaynak (uzman, vs.) aktarmak/kaydırmak suretiyle çözümlenecektir.
Proje maliyet ve kalite gereklerinde değişiklik yaratması veya o güne kadar gerçekleşmiş bütün gecikmelerin kümülatif toplamı dikkate alınarak projenin planlanan zaman planını %5’inin üzerinde geciktirmesi durumunda, EOS WEB portalinden temin edilecek proje değişiklik formu doldurulacak, yine EOS WEB portali üzerinden EÜAŞ’ın onayına sunacaktır. EÜAŞ’ın onay vermediği durumlarda, proje grubu bu gecikmeyi kendi iç kaynaklarını kullanarak çözmek de dâhil olmak üzere, başka yöntemlerle çözmeye çalışacaktır.
Klasik proje yönetimi yaklaşımlarının yerini, daha esnek ve uyarlanabilir olan çevik metodolojiler almıştır. Özellikle yazılım geliştirme, ürün tasarımı ve teknoloji projelerinde Scrum, Kanban, SAFe gibi yaklaşımlar ön plana çıkmaktadır. Aynı zamanda bazı projelerde hem klasik hem çevik yöntemleri birleştiren hibrit proje yönetimi modelleri kullanılmaktadır. Bu sayede hem planlama disiplini hem de çeviklik aynı anda sağlanabilmektedir.
Yapay zeka (AI) ve makine öğrenmesi (ML), proje yönetiminde öngörü, risk analizi, otomatik planlama ve kaynak tahsisi gibi alanlarda kullanılmaktadır. Bu teknolojiler, proje tamamlanma sürelerinin tahmin edilmesii, gecikme riski yüksek görevlerin belirlenmesi, ekip performans analizleri gibi konularda. proje yöneticilerinin daha bilinçli ve veri temelli kararlar almasına yardımcı olmaktadır.
Pandemi sonrası dönemde kalıcı hale gelen uzaktan çalışma, proje yönetiminde de büyük bir değişim yaratmıştır. Artık projeler çoğunlukla coğrafi olarak dağılmış ekiplerle yürütülmektedir. Bu durum, proje yöneticilerinin: sanal iletişim ve iş birliği araçlarını etkin kullanmasını, zaman farkı ve kültürel farklılıkları gözetmesini, ekip bağlılığı ve motivasyonunu uzaktan yönetmesini gerektirmektedir.
Herhangi bir sorunuz, öneriniz veya iş birliği teklifiniz için benimle iletişime geçmekten çekinmeyin. Yalnızca birkaç adımda ulaşabileceğiniz bu sayfadan size en hızlı şekilde geri dönüş yapacağım. Beni e-posta veya iletişim formu aracılığıyla rahatlıkla bulabilirsiniz. Yardımcı olmaktan memnuniyet duyarım!