Projelerde; amaç ve hedeflere ulaşmak için satın-alma yoluyla dış kaynaklardan temin edilmesi gereken mal, hizmet ve kaynaklar bulunabilir. Bu mal, hizmet ve kaynağın temin edilmesi; ihale, teklif değerlendirme, sözleşme görüşmeleri, şartname imzalanması ve kontrol gibi meşakkatli tedarik süreçlerinin izlenmesine ihtiyaç duyulabilmektedir. Projenin başarısı için tedarik süreçlerinin de diğer alt proje yönetim sürecinde olduğu gibi etkin bir şekilde yönetilmesi gerekmektedir.
Projede yoluyla dış kaynaklardan temin edilmesi gereken mal, hizmet ve diğer kaynaklar proje planının tedarik yönetimi bölümünde açıklamalar ile beraber listelenmelidir. EOS’de, maliyeti belirli bir miktarı aşan tedarik kalemleri için teknik ve idari şartname hazırlanması ve bu alımlar eğer EÜAŞ kanalıyla gerçekleştirilecekse, EÜAŞ’ın yönetmelikleri doğrultusunda süreçlerin yürütülmesi gerekmektedir.
Tedarik listesinin yanı sıra, satın-alma sürecinin nasıl yönetileceği ile ilgili bir proje satın-alma planı oluşturulması da önem taşımaktadır. Bir proje satın-alma planı, satın-alma sürecinin nasıl yönetileceği, ne gibi faaliyetlerin gerçekleştirileceği ve bu faaliyetlerden kimlerin sorumlu bulunacağı gibi bilgileri proje planının altında toplamalıdır. Satın-alma planının, eğer satın alma faaliyetlerinde EÜAŞ’ın ilgili birimleri de dâhil olacaksa, EÜAŞ Malzeme Yönetimi ve Satın Alma Dairesi uzmanları ve proje yöneticisi tarafından beraberce hazırlanması faydalı olacaktır. Tedarikçi ilişkilerine başlamadan önce, oluşturulan proje tedarik planı proje yöneticisi tarafından gözden geçirilmeli ve onaylanmalıdır. Tipik bir proje satın-alma planı aşağıdaki bilgileri içermelidir:
Proje satın-alma yönetimi için aşağıdaki sütunlardan oluşan bir tedarik takip tablosu hazırlanarak plana eklenmelidir:
Tipik bir proje satın alma süreci aşağıdaki gibi beş ana adımdan oluşmaktadır:
Teslimatın ara sonuçlarını, tedarikçilerin performansını, ürünün şartnameye uyumunu, tedarikçilerle iletişimi ve benzeri şeyleri görüntülemek için bu performans göstergeleri kullanılacaktır. Herhangi bir sıkıntı ortaya çıkarsa, bu durum Proje Yöneticisine bildirilecek ve tedarik planında gerekli değişiklikleri yapılması sağlanacaktır.
Örnek bir Proje Tedarik Yönetimi Planı örneği aşağıda gösterilmektedir.
Satın Alma Yönetim Planının amacı, proje için dış kaynaklarda yapılacak tedarik ihtiyaçlarını açıklamak ve satın-alma dokümanlarının hazırlanmasından, sözleşmenin kapatılmasına kadarki aşamaların nasıl yönetileceğini açıklamaktır. Proje de gerçekleştirilmesi gereken mal, hizmet ve kaynak tedarik süreçleri bu planda anlatılan yöntemler çerçevesinde yürütülecektir.
Proje Yöneticisi; projeye bir “Tedarik Sorumlusu” atamak ve bu kişiye projenin organizasyon şemasında yer vermek ile sorumludur. Tedarik Sorumlusu; proje-satın alma süreçlerini bu planda belirtilen şartlar doğrultusunda gerçekleştirmek, tedarik ve tedarikçi değerlendirme tablosu tutmakla yükümlüdür. Tüm proje çekirdek ve geniş proje ekibi, Satın-Alma Sorumlusuna ihtiyaç duyduğu bilgileri sağlayacak ve bu bilgilerin toplanmasına yardımcı olacaktır. Üst yönetim proje satın-alma yönetimi için gerekli kaynakları sağlamakla sorumlu bulunmaktadır.
Bu proje kapsamında yapılacak mal veya hizmet alımlarında; doğrudan temin, açık ihale usulü, belli istekliler arasında ihale usulü ve pazarlık usulü olmak üzere 4 farklı yöntemden bir tanesi kullanılacaktır. Hangi usulün kullanılacağına tedarik edilecek mal veya hizmete göre karar verilecektir.
Doğrudan temin usulüne; ihtiyacın sadece gerçek veya tüzel tek kişi tarafından karşılanabileceğinin tespit edilmesi, sadece gerçek veya tüzel tek kişinin ihtiyaçla ilgili özel bir hakka sahip olması, mevcut mal, ekipman, teknoloji veya hizmetlerle uyumun ve standardizasyonun sağlanması, ilk alımı izleyen üç yıl içinde ihtiyaç duyulan yedek parça, ek malzeme veya hizmetin ilk alım yapılanın dışında başka gerçek veya tüzel kişiden temin edilememesi, idarenin, üniversite ve araştırma enstitülerinden temin edeceği test, eğitim, araştırma geliştirme faaliyetlerine yönelik mal ve hizmet alımları, alım memurunun yetki limitini aşmayan alımlar ve acil alım yetki limitine kadar olan mal ve hizmet alımları için başvurulacaktır.
Açık ihale usulü; bütün isteklilerin teklif verebildiği usuldür.
Belli istekliler arasında ihale usulü; yapılacak ön yeterlik değerlendirmesi sonucunda İdarece davet edilen isteklilerin teklif verebildiği usuldür. İşin özelliğinin uzmanlık ve/veya yüksek teknoloji gerektirmesi nedeniyle açık ihale usulünün uygulanamadığı mal veya hizmet alım işlerinin ihalesi bu usule göre yaptırılabilir. Bu usulde ön yeterlik dokümanı ile ön yeterlik ilanında belirtilen değerlendirme kriterlerine göre adayların ön yeterlik değerlendirmesi yapılır. Belirtilen asgari yeterlik koşullarını sağlayamayanlar yeterli kabul edilmez. İhaleye davet edilebilecek aday sayısının beşten az olması veya teklif veren istekli sayısının üçten az olması hâlinde ihale iptal edilir. Teklif veren istekli sayısının üçten az olması nedeniyle ihalenin iptal edilmesi durumunda, ihale dokümanı gözden geçirilerek varsa hatalar ve eksiklikler giderilmek suretiyle, ön yeterliği tespit edilen bütün istekliler tekrar davet edilerek ihale sonuçlandırılabilir.
Pazarlık usulü; açık ihale usulü veya belli istekliler arasında ihale usulü ile yapılan ihale sonucunda teklif çıkmaması, ihalenin, araştırma ve geliştirme sürecine ihtiyaç gösteren ve seri üretime konu olmayan nitelikte olması, ihale konusu mal veya hizmet alımlarının özgün nitelikte ve karmaşık olması nedeniyle teknik ve malî özelliklerinin gerekli olan netlikte belirlenememesi durumlarında kullanılır. Yapılacak ihalelere en az üç istekli davet edilmelidir. Bu yöntemde, ihale dokümanında belirtilen değerlendirme kriterlerine göre yeterliği tespit edilenler ile görüşme yapılır.
[Bu bölümde proje için hangi kalemlerin, hangi şartlar altında tedarik edileceğini tanımlanmalıdır. Tedarik kalemleri için son teslim tarihleri genellikle proje programını yakından etkiler ve projenin zamanında tamamlanmasını sağlamak için tedarik faaliyetlerinin belirli bir zamana kadar tamamlanmasına ihtiyaç duyulur. Proje planını ekleyebilecek bu gibi tedarik şartları da bu bölümde açıklanmalıdır.]
Alımlar, proje ekibince düzenlenen ve gerekli idarî ve teknik bilgileri tam olarak kapsayan yetki limitlerine göre onaylı ihale belgelerine dayanılarak satın alma ve ihale organları tarafından proje ödeneği dâhilinde yapılır. Proje ekibi; ihale konusu işin adı ve ilgili teknik karakteristiklerini, şartnameye konulması istenen özel hükümleri, varsa şartnamesini ve konuyla ilgili firma adres listesini, yaklaşık maliyet hesap cetvelini, yapılacak ihalenin şekli ve bedeliyle ilgili detaylı açıklamaların da bulunduğu ihale onay belgesini hazırlayarak ihaleyi yapacak satın alma ve ihale organına intikal ettirirler.
Doğrudan alım taleplerinde, amil-i mütehassıs firmanın sahip olduğu patent hakkı veya yedd-i vahit belgesi veya doğrudan alıma ilişkin gerekçeli rapor da talep belgelerine ilave edilecektir. İhalesi yapılacak her iş için bir işlem dosyası düzenlenir. Bu kapsamda; proje ekibinden gönderilen belgeler doğrultusunda ihale dokümanlarının hazırlanması, ihale ilan metni, istekli veya adaylara talimatları da içeren ihaleye esas diğer bilgi ve belgelerden oluşan ihale dosyası ihaleyi yapacak satın alma ve ihale organı tarafından proje ekibinin yardımı ile hazırlanacaktır.
Tekliflerin Değerlendirilmesi için bir Satın Alma ve İhale Komisyonu oluşturulur. Teklifler, ihale dokümanında belirtilen son teklif verme gün ve saatine kadar ilanda ve ihale dokümanında belirtilen birime verilir. Satın Alma ve İhale Komisyonunca, ihale dokümanında belirtilen gün ve saatte kaç teklif verilmiş olduğu bir tutanakla tespit edilerek hazır bulunanlara duyurulur ve hemen ihaleye başlanır. İhale komisyonu teklif zarflarını alınış sırasına göre inceler. Geçerli olan teklifler, hazır bulunan istekliler önünde alınış sırasına göre açılır. Yapılan değerlendirmeler sonucunda; ihale, ekonomik açıdan en avantajlı teklifi veren isteklinin üzerinde bırakılır. Ekonomik açıdan en avantajlı teklif; teklif fiyatı, işletme ve bakım maliyeti, verimlilik, kalite ve teknik üstünlükler gibi unsurlar dikkate alınarak belirlenir. Ekonomik açıdan en avantajlı teklifin, fiyat dışındaki unsurlar da dikkate alınarak belirleneceği ihalelerde, ihale dokümanında bunu belirleyen unsurların açıkça ifade edilmesi zorunludur. İhale üzerinde kaldığı kendisine bildirilen istekli, istenilen diğer belgeleri vererek sözleşmeyi imzalamak zorundadır.
Yapılan bütün ihaleler bir sözleşmeye bağlanır. Sözleşmeler, İdare yetkilileri ve yüklenici tarafından imzalanır. İhale dokümanında belirtilen şartlara aykırı sözleşme düzenlenemez.
Sözleşme gereği yapılacak işlemler ilgili üst birimce yürütülür. Muayene ve kabulün; nerede, ne zaman, hangi usul ile yapılacağı, sipariş mektubunda veya sözleşmesinde etraflı olarak belirtilir. Mal ve hizmet, işlerinde; görevlendirilecek en az üç (3) kişilik komisyon tarafından muayene ve kabul işlemleri yapılır. Ancak sözleşmesinde hüküm bulunması hâlinde; imalat veya üretim süreci gerektiren işler, muayene ve kabul komisyonlarının yetki ve sorumluluğunu kaldırmaması şartıyla, ihale dokümanında belirtilen kalite ve özelliklere göre yapılıp yapılmadığı hususunda, ilgili birim tarafından belirli aşamalarda ve aralıklarla denetlenebilir.
Teslim edilen mal, hizmet veya yapılan işin teslim ve tesellüm işlemleri proje ekibince yapılarak satın alma birimine bildirilir. Mal veya yapılan iş yüklenici tarafından ilgili birime teslim edilmedikçe tesellüm işlemleri yapılamaz.
Yaklaşık maliyetin doğru tespiti ve gizliliği esastır. Mal veya hizmet işlerinin ihalesi yapılmadan önce İdarece, işin niteliğine uygun yöntemlerin kullanılması suretiyle gerekli piyasa araştırması yapılarak katma değer vergisi hariç olmak üzere yaklaşık maliyet belirlenerek dayanaklarıyla birlikte bir hesap cetvelinde gösterilir. Yaklaşık maliyete ihale ve ön yeterlik ilanlarında yer verilmez, isteklilere veya ihale süreci ile resmî ilişkisi olmayan diğer kişilere açıklanmaz. Yaklaşık maliyetin tespit edildiği tarih ile ilk ilan veya davet tarihi arasında geçen sürede, ihale konusu işin fiyatlarını önemli ölçüde etkileyen olayların yurtiçinde ve/veya yurtdışında yaşanması hâlinde, tespit edilen yaklaşık maliyet gelişmeler paralelinde yeniden güncellenir.
Klasik proje yönetimi yaklaşımlarının yerini, daha esnek ve uyarlanabilir olan çevik metodolojiler almıştır. Özellikle yazılım geliştirme, ürün tasarımı ve teknoloji projelerinde Scrum, Kanban, SAFe gibi yaklaşımlar ön plana çıkmaktadır. Aynı zamanda bazı projelerde hem klasik hem çevik yöntemleri birleştiren hibrit proje yönetimi modelleri kullanılmaktadır. Bu sayede hem planlama disiplini hem de çeviklik aynı anda sağlanabilmektedir.
Yapay zeka (AI) ve makine öğrenmesi (ML), proje yönetiminde öngörü, risk analizi, otomatik planlama ve kaynak tahsisi gibi alanlarda kullanılmaktadır. Bu teknolojiler, proje tamamlanma sürelerinin tahmin edilmesii, gecikme riski yüksek görevlerin belirlenmesi, ekip performans analizleri gibi konularda. proje yöneticilerinin daha bilinçli ve veri temelli kararlar almasına yardımcı olmaktadır.
Pandemi sonrası dönemde kalıcı hale gelen uzaktan çalışma, proje yönetiminde de büyük bir değişim yaratmıştır. Artık projeler çoğunlukla coğrafi olarak dağılmış ekiplerle yürütülmektedir. Bu durum, proje yöneticilerinin: sanal iletişim ve iş birliği araçlarını etkin kullanmasını, zaman farkı ve kültürel farklılıkları gözetmesini, ekip bağlılığı ve motivasyonunu uzaktan yönetmesini gerektirmektedir.
Herhangi bir sorunuz, öneriniz veya iş birliği teklifiniz için benimle iletişime geçmekten çekinmeyin. Yalnızca birkaç adımda ulaşabileceğiniz bu sayfadan size en hızlı şekilde geri dönüş yapacağım. Beni e-posta veya iletişim formu aracılığıyla rahatlıkla bulabilirsiniz. Yardımcı olmaktan memnuniyet duyarım!