Proje kapsamı; en basit tanımıyla, öngörülen özelliklere ve fonksiyonlara sahip bir ürün, hizmet ya da sonucu teslim etmek yapılması gereken çalışmalardır. Proje kapsamının tüm paydaşların katkıları ile belirlenmesi önem taşımaktadır. Bu da, kapsam çalışmalarına başlanmadan önce proje paydaşlarının belirlenmesi gerektiği anlamına gelmektedir. Proje kapsamını belirlemek için gereksinimlerin toplanması, paydaşların ihtiyaçlarının tanımlanması, çalışmalara nelerin dâhil edileceğine ve nelerin çalışmaların dışında bırakılacağına karar verilmesi ve bütün bu çalışmaların belgelenmesi gerekmektedir. Toplanan bilgiler kullanılarak benzer iş paketlerinin bir araya getirilerek gruplandığı bir İş Ayrışım Yapısı (WBS) oluşturulmalıdır.
İş Ayrışım Yapısı (WBS); proje ekibinin gerçekleştireceği çalışmaları yönetilebilir bileşenler halinde organize etmesini sağlayan önemli bir belge niteliğindedir. PMBOK’da İş Ayrışım Yapısı; “proje hedeflerini gerçekleştirmek ve gerekli çıktıları oluşturmak için proje ekibi tarafından yürütülecek işlerin teslimat kalemleri odaklı hiyerarşik ayrışması” olarak tanımlanmaktadır. İş Ayrışım Yapısını projenin haritası olarak değerlendirmek mümkündür.
Bir İş Ayrışım Yapısı oluşturmak için ilk yapılması gereken şey proje ekibini bir araya getirmektir. Proje ekibi daha sonra projede ortaya çıkartılacak büyük teslim kalemlerini, yani projenin ürünleri belirlemelidir (proje hedeflerine ulaşmak için hangi ürünler veya teslim kalemlerinin oluşturulması gerekmektedir?). Burada önemli olan, belirlenecek her teslim kaleminin projenin başarısı için gerekli olmasıdır. Örneğin; binanın temeli, yan duvarlar, çatı, taban işleri, duvar işleri gibi bileşenler olmadan bir bina inşa dilemez. Bu bileşenlerde her birinin, bir bina projesinde birer ana teslim kalemi olması gerekmektedir.
Bir sonraki aşama; belirlenen ana teslim kalemlerinden her birinin -eğer bölünebiliyorsa- alt teslim kalemlerine bölünmesidir. Bu süreci alt-teslim kalemlerinden her biri için de Şekil 1’de gösterildiği gibi tekrarlayarak işi daha da ayrıştırmak mümkündür.
Son olarak; bu teslim (veya alt-teslim) kalemlerini oluşturmak için yapılması gereken faaliyetleri (iş paketlerini) listelenmesi gerekmektedir. Bu aşama, İş Ayrışım Yapısı geliştirme sürecinin en önemli bölümlerinden bir tanesidir. Bu aşamada proje ekibinizden ve proje paydaşlarından kapsamlı bir girdi ve geri-besleme gerektirecektir. Belirlenecek iş paketleri aşağıdaki özellikleri sağlamalıdır:
İş Ayrışım Yapısı oluşturmanın bir başka yöntemi ise Post-It yönteminin kullanılmasıdır. Bu yöntemde proje ekibi ile beraber beyin fırtınası seansları gerçekleştirilerek, yapılması gerektiği düşünülen alt-kapsamlar ve iş paketleri Post-It üzerine yazılarak büyük bir cam veya tahta üzerine Şekil 2’de gösterildiği gibi yapıştırılır. Daha sonra bu iş paketleri “teslim kalemleri” dikkate alınarak gruplandırılır. Her grup, bir teslim kaleminin üretilmesine odaklanacak şekilde farklı bir kapsam bileşenini ifade edecektir.
Bütün bu açıklananlar ışığında oluşturulan listenin Şekil 3’de gösterildiği gibi hiyerarşik formatta numaralı bir liste haline getirilmesi gerekmektedir.
Son aşamada; hiyerarşik formatta oluşturulan liste, Şekil 4’de gösterildiği gibi bir proje İş Ayrışım Yapısı (WBS) şemasına dönüştürülerek proje planına eklenmelidir.
İş Ayrışım Yapısı oluşturmak için çeşitli proje yönetimi yazılımlarından faydalanmak mümkündür. Microsoft EXCEL, Microsoft Power Point, WBS Schedule Pro ve MindView WBS Software bunlar arasında örnek olarak gösterilebilir.
İş paketlerini belirlemek için takip edilebilecek bazı tavsiye niteliğinde hususlar aşağıda listelenmektedir:
İş Ayrışım Yapısının hazırlanmasının ardından, bu dokümanı destekleyecek bir WBS Sözlüğü oluşturulmasında fayda bulunmaktadır. Örnek bir WBS Sözlüğü Şekil 12’de gösterilmektedir. WBS sözlüğünde aşağıdaki sütunları içeren bir tablo oluşturularak her kapsam, alt-kapsam ve iş paketinin tanımı verilmelidir:
Bunlar WBS sözlüğünde bulunması gereken asgari bilgilerdir. Bu tablo; sorumlu kuruluş veya birey, başlangıç tarihi, son tarih, bütçe, müşteri, dönüm noktası veya iş öğesini yürütmek için gereken diğer kaynakları içerecek şekilde genişletilebilir.
İş Ayrışım Yapısı, projenin kapsamı hakkında bilgi verse de bu kapsamın nasıl yönetileceğine dair herhangi bir bilgi içermemektedir. Dolayısıyla oluşturulan proje kapsamının nasıl yönetileceğine dair bir Kapsam Yönetim Planın da oluşturulması gerekmektedir. Bu plan yukarıdaki bölümlerde de anlatıldığı gibi Proje Planının bir alt bileşeni olacaktır. Örnek bir Kapsam Yönetim Planı aşağıda verilmektedir:
Bu plan projenin kapsam açısından nasıl yönetileceğine ilişkin kılavuz bilgileri içermekte, kapsam değişikliklerin gerektiği durumlarda izlenmesi gereken yöntemleri açıklamaktadır. Kapsam değişiklik ihtiyaçlarının nasıl belirleneceği, bunların nasıl sınıflandırılacağı ve proje planına nasıl entegre edileceği konularında bilgi içermektedir. Proje kapsam yönetiminin bu planda belirtilen yöntemlere göre yapılması, projeye önemli etkileri bulunabilecek kapsam değişiklik ihtiyaçlarının bu planda belirtilen yöntemlere göre incelenmesi ve değerlendirilmesi gerekmektedir.
Bu projede Proje Yöneticisi, Kapsam Yönetimi Planını geliştirmek, kapsam değişiklikleri ile ilgili faaliyetleri yürütmek, proje zaman, kalite ve maliyet planlarına önemli etkileri olabilecek kapsam değişiklikleri ile ilgili EÜAŞ onaylarını almak ve onaylanmış kapsam değişikliklerinin proje planı ile bütünleştirilmesini sağlamakla sorumludur. Proje grubundan bir kişiyi “Kapsam Sorumlusu” olarak görevlendirilecek, bu sorumlu Kapsam Değişiklik Kayıt Listesini tutacaktır. Kapsam Değişikliği Talebi analizleri proje yöneticisi tarafından görevlendirilecek uzman bir personel tarafından gerçekleştirecek, bu uzman personel gerekli verileri toplayarak, yapacağı çalışma sonucunda bir analiz raporu hazırlayacaktır. Üst yönetim onaylanmış kaynak değişikliklerinin uygulamaya konabilmesi için gerekli kaynakları sağlamakla sorumlu bulunmaktadır.
Proje kapsam değişikliği; zamanında yetiştirilememesi kesinleşen kilometre taşları söz konusu olduğu, zaman, maliyet, risk, kalite ve kaynaklarda önemli değişiklikler yaratacak kapsam değişikliklerine ihtiyaç duyulduğu, teknolojik gereksinimler yüzünden değişiklik yapılmasının gerekli olduğu durumlarda herhangi proje grubu üyesi tarafından talep edilebilir.
Proje kapsam değişiklik talepleri yazılı olarak Proje Yöneticisine iletilecektir. Proje yöneticisi, proje grubunun da yardımıyla değişiklik talebini analiz edecek kişiyi belirleyecek ve talebin analiz edilmesini sağlayacaktır. Proje kapsam yönetimi sorumlusu, her kapsam değişiklik talebi ile ilgili bilgileri tablo halinde oluşturacağı bir Kapsam Değişiklik Kayıt Listesine ekleyecektir.
Proje grubunda değişiklik talebini analiz etmek için görevlendirilmiş personel; kapsam değişiklik talebinin mevcut proje planına, proje kilometre taşlarına, proje maliyetine, proje alt-çıktılarına ve taahhütlerine etkilerini inceleyip değerlendirecektir. Değişiklikten etkilenecek bütün personelin görüşleri alınacak ve bilgilerinden faydalanılacaktır. Değişiklik ve bu değişikliğin etkileri ile ilgili bütün destek dokümanları toplanacak ve düzenli bir şekilde dosyalanacaktır. Gerektiğinde sayısal ve sayısal-olmayan yöntemler kullanılarak değişiklik talebi analiz edilecektir. İncelemeyi yapan uzman daha sonra proje kapsam değişikliği değerlendirme raporu hazırlayacak ve proje yöneticisine sunulacaktır.
Kapsam değişiklik talepleri proje grubu tarafından belirli aralıklarla gözden geçirecek ve ilgili kararları verecektir. Proje ekibi kapsam değişikliği değerlendirme raporunu ve destek dokümanları inceleyecektir. Proje ekibi, elde edilen sonuçlara göre değişiklik talebini ya kabul edecek, ya ret edecek, ya bekleme/gözlem statüsüne alacak ya da üzerinde daha fazla çalışılmasını talep edecektir. Proje ekibi tarafından kabul edilen kapsam değişikliği; o güne kadar gerçekleşmiş bütün gecikmelerin kümülatif toplamı dikkate alınarak, projenin planlanan zaman planını %5’inin üzerinde geciktirmesi, proje maliyetini arttırması ve/veya proje kalite gereklerini etkilemesi durumunda EOS WEB portalinden temin edeceği proje değişiklik formunu doldurarak, yine EOS WEB portali üzerinden EÜAŞ onayına sunacaktır. EÜAŞ’ın onay vermediği değişiklik talepleri ret edilecektir. Alınan kararla ilgili Kapsam Değişiklik Kayıt Listesi güncelleştirilecektir. Proje kapsam değişikliği talebi kabul edilmişse, kapsam değişikliği talebinin proje planıyla bütünleştirilmesi bölümünde anlatılan faaliyetler gerçekleştirecektir.
Proje koordinasyon grubu, onaylanan proje kapsam değişikliğine göre güncelleştirmesi gereken proje dokümanları belirleyecek ve daha sonra da değişikliğe göre bu dokümantasyonu güncelleştirecektir. Revizyon tarihleri güncellenecek dokümanlarda belirtilecektir. Her proje grubu elemanı kendi kapsam ve iş paketleri bilgileri ışığında proje dokümantasyonunun güncelleştirmesine yardım edilecektir.
Proje planına entegrasyonu tamamlanan, onaylanan, bekleme/gözlem statüsüne alınan, ret edilen değişiklik talepleri ile ilgili duyurular etkilenen kişilere gönderecektir. Ortaya çıkan yeni Proje Planı, EOS WEB Portali üzerinden EÜAŞ EOS Proje Yönetimi Müdürlüğüne iletilecektir.
Klasik proje yönetimi yaklaşımlarının yerini, daha esnek ve uyarlanabilir olan çevik metodolojiler almıştır. Özellikle yazılım geliştirme, ürün tasarımı ve teknoloji projelerinde Scrum, Kanban, SAFe gibi yaklaşımlar ön plana çıkmaktadır. Aynı zamanda bazı projelerde hem klasik hem çevik yöntemleri birleştiren hibrit proje yönetimi modelleri kullanılmaktadır. Bu sayede hem planlama disiplini hem de çeviklik aynı anda sağlanabilmektedir.
Yapay zeka (AI) ve makine öğrenmesi (ML), proje yönetiminde öngörü, risk analizi, otomatik planlama ve kaynak tahsisi gibi alanlarda kullanılmaktadır. Bu teknolojiler, proje tamamlanma sürelerinin tahmin edilmesii, gecikme riski yüksek görevlerin belirlenmesi, ekip performans analizleri gibi konularda. proje yöneticilerinin daha bilinçli ve veri temelli kararlar almasına yardımcı olmaktadır.
Pandemi sonrası dönemde kalıcı hale gelen uzaktan çalışma, proje yönetiminde de büyük bir değişim yaratmıştır. Artık projeler çoğunlukla coğrafi olarak dağılmış ekiplerle yürütülmektedir. Bu durum, proje yöneticilerinin: sanal iletişim ve iş birliği araçlarını etkin kullanmasını, zaman farkı ve kültürel farklılıkları gözetmesini, ekip bağlılığı ve motivasyonunu uzaktan yönetmesini gerektirmektedir.
Herhangi bir sorunuz, öneriniz veya iş birliği teklifiniz için benimle iletişime geçmekten çekinmeyin. Yalnızca birkaç adımda ulaşabileceğiniz bu sayfadan size en hızlı şekilde geri dönüş yapacağım. Beni e-posta veya iletişim formu aracılığıyla rahatlıkla bulabilirsiniz. Yardımcı olmaktan memnuniyet duyarım!