Her projenin başarıyla tamamlanabilmesi için önce dikkatli bir şekilde planlanması önem taşımaktadır. Proje Yönetimi Enstitüsü (PMI) standardı PMBOK’a göre her projenin başlatma, planlama, yürütme, kontrol ve sonlandırma olmak üzere 5 ana süreç olarak yönetilmesi gerekmektedir. Başlatma sürecinin en önemli dokümanı Proje Beratı iken, planlama sürecinin en önemli dokümanı Şekil 2’de de gösterildiği gibi Proje Planı’dır. Bir projenin planlama sürecinde oluşturulan proje planına göre yürütülmesi, izlenmesi ve kontrollerin yapılması gerekmektedir.
PMBOK’ a göre projelerin Şekil 2’de gösterilen; kapsam, zaman, maliyet, kalite, paydaşlar, insan kaynakları, riskler, iletişim, satın-alma olmak üzere farklı bilgi alanlarında yönetilmesi (planlanması, yürütülmesi ve kontrolü) ve ayrıca bütün bu bilgi alanlarının bütünleştirilmesi gerekmektedir. Bu da her alt bilgi alanı için bir plan hazırlanması ve bu planların projenin yürütülmesi ve kontrolü amacıyla kullanılması anlamına gelmektedir.
Proje planı aslında bu alt bilgi alanları ile ilgili alt planların tek bir doküman altında toplanmış şeklidir. Bu planda bilgi alanları ile ilgili planlama sonuçları ve bu bilgi alanlarının nasıl yönetileceğine dair bölümlerden oluşan aşağıda listelenen bilgiler yer almalıdır:
Proje planlarının içeriği ve detay seviyesi, gerçekleştirilecek projenin karmaşıklık seviyesine göre değişebilir. Proje planının belirli bir formatta, proje yöneticisi ve proje ekibi tarafından hazırlanması gerekmektedir.
Proje planında öncelikle proje ve proje sahibi hakkında künye bilgileri girilmelidir. Proje sahibi ile ilgili bilgiler de doğru ve anlaşılır bir şekilde dokümanın giriş bölümünde yer almalıdır. Proje Planında her bilgi alanı ile ile planlama çalışmalarının çıktıları dışında aşağıda kısaca özetlenmiş bölümlerin bulunması gerekmektedir.
Proje planının başına; en az 1 sayfa olacak şekilde, plan içeriğine kısa bir genel bakış sağlayacak bilgilerden oluşan bir yönetici özeti mutlaka ekleyiniz.
Proje genel tanıtım bilgilerini içeren bir genel tanıtım bölümü ekleyiniz. Projeye neden ihtiyaç duyulduğu, proje konusu ile ilgili varsa Şirket'te, Türkiye’de ve/veya dünyada gerçekleştirilmiş çalışmalar, geçmiş ve benzer çalışmalardan elde edilen sonuçlar, bu projenin kurum stratejik hedefleri ve stratejik Ar-Ge alanları ile ilişkileri gibi bilgiler de genel tanıtım bölümde yer alması gereken önemli konu başlıklarıdır. Proje Genel Tanıtım bölümünde Proje Beratı için hazırlanan proje genel tanırım bölümünü biraz daha detaylandırarak kullanmak mümkündür.
Bu bölüme proje gerçekleştirilme amaçları girilmelidir. Projenin yapılma nedeni olan problemler, proje ile çözülmesi gereken sorunlar bu bölümde açık bir şekilde listelenmelidir. Bu bölüme girilen amaçlar;
gibi hususlarla ile ilgili olabilir. Proje amaçları Proje Beratı için hazırlanan metinden alınarak proje planı için biraz daha geliştirilebilir.
Proje gerçekleştirilme hedefleri bu bölümde listelenmelidir. Hedefler, projenin gerçekleştirilmesi sonucunda ulaşılacak ölçülebilir somut sonuçları ifade etmektedir. Bu bölüme girilen hedeflerin aşağıda listelenen özelliklere sahip olması önem taşımaktadır:
Hedefleri, aslında amaçların ölçülebilir hali olarak düşünmek mümkündür. Örneğin EÜAŞ tesislerinde düşük verimlilik problemine çözüm getirmek bir amaç olarak girilmişse, herhangi bir tesiste verimliliği %1 arttırmak bir hedef olarak öngörülebilir.
Varsayımlar; proje planlama süreçlerinde kullanılmak üzere, herhangi bir kanıta ihtiyaç duymadan proje süresince geçerli olacağı düşünülen konuları içermektedir. Aşağıdakiler, proje varsayımlarına örnek olarak verilebilir:
Proje planı varsayımlara göre şekillendirileceğinden, proje için öngörülecek varsayımların belirlenmesi ve liste halinde bu bölümde girilmesi önem taşımaktadır.
Diğer yandan, o güne kadar geçerli olan bazı olumsuz eğilimlerin, değiştirilmesi mümkün olmayan gerçeklermiş gibi kabul edilmesi ve proje varsayımları arasına eklenmesi de, -proje ekibinin söz konusu olumsuzlukları düzeltmek için mücadele etmelerini engelleyebileceğinden- doğru bulunmamaktadır. Yanlış varsayımlarla proje planına eklenecek faaliyetler, projeleri yanlış noktalara götürebilmekte ve kaynak israfı ile sonuçlanabilmektedir. Proje Beratı için hazırlanan “Varsayımlar” bölümünü biraz geliştirmek suretiyle proje planının bu bölümde de kullanmak mümkündür.
Kısıtlar; proje ekibinin seçeneklerini sınırlandıran, proje hedeflerinin yerine getirilmesini kısıtlayan zorluklardır. Proje kısıtları genel olarak proje ekibinin her zaman belirli sınırlar ve zorunluluklar altında çalışmalarını yürütmesi demektir. Proje kısıtlarına aşağıda listelenen hususlar örnek olarak gösterilebilir:
Kısıtlar; projenin başarısını etkileyebileceğinden, projenin hangi sınırlar içinde yürütüleceğinin daha işin başında belirlenmesi, bu bölümde net bir şekilde listelenmesi ve tarif edilmesi gerekmektedir. Proje Beratı için hazırlanan “Kısıtlar” bölümünü biraz geliştirmek suretiyle proje planının bu bölümde de kullanmak mümkündür.
Projenin yönetimi için nasıl bir yöntem izleneceği, hangi proje yönetim standardının kullanılacağı, kısaca; projenin nasıl planlanacağı, yürütüleceği, kontrol edileceği ve sonlandırılacağı bu bölümde kısaca açıklanmalıdır.
Temel olarak Proje Yönetim Enstitüsü (PMI)’ın PMBOK standardında tarif edilen yaklaşımın kullanılmasını tavsiye edilmektedir. PMI standartlarına göre proje; başlatma, planlama, yürütme, kontrol ve sonlandırma olmak üzere 5 farklı süreçten oluşmaktadır. Ayrıca yine PMI standartlarına göre projenin kapsam, zaman, maliyet, kalite, risk, insan kaynakları, iletişim, satın-alma, proje paydaşları bilgi alanları açılarından yönetilmesi ve bu bilgi alanlarının yine PMI standartlarına göre bütünleştirilmesi gerekmektedir.
PMBOK standardında proje; başladığı andan itibaren, sonuçlanıncaya kadar proje yönetimi teknikleri kullanılarak PMI standartları konusunda eğitimli bir Proje Yöneticisi tarafından izlenmeli, oluşabilecek sorunlar giderilmeye çalışılmalı, kaynakların uygun zamanlarda, ekonomik olarak ve istenilen kalite gereklerine uygun bir şekilde kullanılması sağlanmalıdır. Bu amaçla proje gerekleri ve şartları tanımlanmalı, proje takvimi hazırlanmalı, proje kilometre taşları (hedefler, dönüm noktaları) belirlenmelidir. Projenin ilerleyişini engelleyecek veya kalitesini tehdit edebilecek problemlerin tespit edilmesi ve bunların çözüme kavuşturulması için tedbirler alınması gerekmektedir.
Projede gerçekleştirilecek bütün sapmaların geri-bildirim olarak projeye eklenmesi ve değişikliklerin koordinasyonu (Toplam Değişiklik Kontrolü) muhakkak sağlanmalıdır. Proje ekibi, işlevsel birimler ve diğer proje ortakları ile düzenli toplantılar yapması, gelişmeleri izlenmeli, gerekli düzeltici faaliyetlerin başlatılması ve proje ile ilgili önemli bilgilerin ilgili taraflara iletilmesi için gerekli koordinasyonun gerçekleştirilmesi ve ana proje değişiklikleri ile ilgili onayların alınmasını sağlanmalıdır. Proje Yönetimi Enstitüsü (PMI)’ın öngördüğü proje yönetimi ana süreçleri Şekil 4’da gösterilmektedir.
Proje beratında önerilen proje yönetimi yaklaşımı, tercihan PMBOK standartlarını yansıtacak şekilde en az 1 sayfa olarak bu bölümde açıklanmalıdır. Proje Beratı için hazırlanan “Proje Yönetimi Yaklaşımı” bölümünü biraz geliştirmek suretiyle proje planının bu bölümde de kullanmak mümkündür.
PMI proje yönetimi standartları ile ilgili daha detaylı bilgi için bakınız: https://www.pmi.org.tr/
Proje planı, projenin yürütülmesi sırasında sürekli güncel tutulması gereken “yaşayan bir doküman” olduğundan, proje planı ile ilgili son güncelleme tarihi, revizyon numarası gibi bilgilerin girilmesi de önem taşımaktadır.
Klasik proje yönetimi yaklaşımlarının yerini, daha esnek ve uyarlanabilir olan çevik metodolojiler almıştır. Özellikle yazılım geliştirme, ürün tasarımı ve teknoloji projelerinde Scrum, Kanban, SAFe gibi yaklaşımlar ön plana çıkmaktadır. Aynı zamanda bazı projelerde hem klasik hem çevik yöntemleri birleştiren hibrit proje yönetimi modelleri kullanılmaktadır. Bu sayede hem planlama disiplini hem de çeviklik aynı anda sağlanabilmektedir.
Yapay zeka (AI) ve makine öğrenmesi (ML), proje yönetiminde öngörü, risk analizi, otomatik planlama ve kaynak tahsisi gibi alanlarda kullanılmaktadır. Bu teknolojiler, proje tamamlanma sürelerinin tahmin edilmesii, gecikme riski yüksek görevlerin belirlenmesi, ekip performans analizleri gibi konularda. proje yöneticilerinin daha bilinçli ve veri temelli kararlar almasına yardımcı olmaktadır.
Pandemi sonrası dönemde kalıcı hale gelen uzaktan çalışma, proje yönetiminde de büyük bir değişim yaratmıştır. Artık projeler çoğunlukla coğrafi olarak dağılmış ekiplerle yürütülmektedir. Bu durum, proje yöneticilerinin: sanal iletişim ve iş birliği araçlarını etkin kullanmasını, zaman farkı ve kültürel farklılıkları gözetmesini, ekip bağlılığı ve motivasyonunu uzaktan yönetmesini gerektirmektedir.
Herhangi bir sorunuz, öneriniz veya iş birliği teklifiniz için benimle iletişime geçmekten çekinmeyin. Yalnızca birkaç adımda ulaşabileceğiniz bu sayfadan size en hızlı şekilde geri dönüş yapacağım. Beni e-posta veya iletişim formu aracılığıyla rahatlıkla bulabilirsiniz. Yardımcı olmaktan memnuniyet duyarım!