Projenin maliyeti ile ilgili planlamanın nasıl yapılabileceği bu bölümde anlatılmaktadır. Proje maliyeti planlama çalışmaları aşağıdaki üç sorunun cevaplanması üzerine odaklanmaktadır:
Geçmiş tecrübeler, planlama aşamasında bütçesi doğru bir şekilde belirlenmiş projelerin başarı ihtimallerinin çok daha yüksek olduğunu göstermektedir. Dolayısıyla proje bütçesi belirleme çalışmalarına yeteri özen sağlanmalıdır.
Proje yönetimi ile ilgili birçok bilgi alanında olduğu gibi, proje bütçe çalışmaları da döngüsel bir yapıya sahip bulunmaktadır. Bu çalışmalar hem planlama hem de projenin yürütülmesi sırasında daha da gelişecektir.
Maliyet tahminleri yaparken kullanılması gereken proje planlama çıktıları aşağıda listelenmektedir:
Proje maliyet tahmini Şekil 1’de gösterilen teknikler kullanılarak gerçekleştirilebilir.
Şekilde gösterilen tekniklerin her biri aşağıda açıklanmaktadır. Projenin mahiyetine ve karmaşıklık seviyesine göre bu tekniklerden sadece bazılarının uygulanması yeterli olabilecektir.
Uzman Görüşü: Tahmin çalışmalarında ilk yapılması gereken şey; daha önce benzer proje tecrübesine sahip olan, piyasayı ve çevresel şartları bilen uzmanların görüşlerine başvurmaktır. Uzmanlar ayrıca maliyet tahminleri için Şekil 1’de gösterilen hangi yöntemlerin kullanılması gerektiği ve bu yöntemlerden elde edilecek sonuçların nasıl bileştirilebileceği konularında da yardımcı olabilmektedir.
Benzer Tahminleme: Kullanılabilecek ikinci yöntem ise kapsam, maliyet, bütçe, süre ve ölçek açılarından geçmişte gerçekleştirilmiş benzer işlere göz atmaktır. Böylece geçmişte elde edilen maliyet verileri belirli ölçeklendirmeler yardımıyla o anki iş kalemlerinin maliyetlerini belirlemede kullanılabilir. Benzer işlere göre maliyet çıkarmaya dayanan bu yöntem daha çok projenin erken aşamalarında tercih edilmektedir. Benzer tahminleme kullanımı kolay ve hızlı bir yöntem olarak bilinmektedir. Bu yöntemde tahminin doğruluğu, faaliyetlerin ne kadar benzer olduğuna ve etkinliği yapacak ekip üyelerinin uzmanlık ve tecrübeye sahip olup olmamasına göre değişebilmektedir. Benzer tahminleme; benzeşimde bulunulan iş paketlerinin ve o işi yapacak proje elemanlarının özelliklerinin birbirlerine yakın olması durumunda en güvenilir uzman görüşü yöntemi sayılmaktadır.
Parametrik Tahminleme: Bu basit yöntem, iş paketini gerçekleştirecek kaynağın üretkenlik oranı ile ilgili bilgiler mevcut bulunması durumunda iş paketinin maliyetini hesaplamak amacıyla kullanılabilir. Parametrik tahminlemede aşağıdaki basit formül kullanılmaktadır:
İş Paketi Maliyeti = İş Paketinde Yapılası Gereken İşin Miktarı / Kaynak İçin Oran
Örneğin; bir yüklenici 100 metre güvenlik çiti inşa etmek için 5000 TL alıyorsa ve tahminleme yapılan iş paketinde 350 metre güvenlik çiti inşa edilmesi söz konusu ise, o iş paketi için parametrik hesaplama Şekil 2’de gösterildiği gibi yapılabilir:
Bu teknik, bir dizi tarihsel veri ile ilgili değişken arasındaki istatistiksel ilişkiye dayanmaktadır. Veri benzer projelerden elde edilmiş büyük bir tarihsel veri tabanından elde edildiğinde, oldukça doğru tahminle sağlayabilmektedir. Parametrik tahminleme; tahmin tekniği olarak tahminlemenin çok kısa sürede hazırlanabilmesi gibi avantajlar sağlayabilmektedir.
Aşağıdan-Yukarıya Tahminleme: Bu yöntemde alt iş paketlerinin maliyetleri İş Ayrışım Yapısındaki (WBS) hiyerarşik yapı kullanılarak toplanmakta, böylece üst kapsam paketlerinin maliyetlerinin elde edilmesi sağlanmaktadır.
3-Nokta Tahminleme: Bu yöntem; faaliyet süresinin tahmininde belirsizlik konusunu ele almakta, tahminlemede belirsizlik, 3-noktalı tahmin yöntemi yardımıyla hesaplanabilmektedir. Bu yöntemdeki her nokta, aşağıda listelenen bir tahmin türüne ait bulunmaktadır:
3-Nokta tahminleme bu 3 nokta kullanılarak aşağıdaki formül yardımıyla hesaplanmalıdır. Böylece en olası senaryoya ağırlık verilecek, fakat iyimser ve kötümser senaryolar da dikkate alınacak şekilde tahmin şekillendirilmiş olmaktadır.
Örneğin; bir çatı yapım taşeronu bir evin çatısındaki tüm kiremitleri yenilemektedir. Taşeron kiremitlerin altındaki eskimiş ahşapların da değişmesi gerekeceğini düşünerek işin yaklaşık 10.000 TL 'ye mal olacağını tahmin etmektedir. Bu onun geçmiş tecrübeler ışığında en olası maliyet tahminidir. Diğer yandan hiçbir ahşabın değişmesinin gerekmediği durumda 7.000 TL, bütün ahşapların değişmesi gerektiği durumda ise iş paketi 16.000 TL’ye tamamlanabilecektir. Bu iş paketi için 3-nokta tahmini yukarıdaki formülde sayılar yerine konarak aşağıdaki şekilde hesaplanabilir:
Bu yöntem özellikle de Ar-Ge projeleri gibi planlama açısından çok bilinmeyenli projelerde maliyet tahminleri için en uygun yöntemdir.
Tedbir Bütçesi: Maliyet tahminleme çalışmaları tahminlerdeki belirsizliğe çare oluşturması açısında tedbir bütçesi (acil durum ödeneği) belirlemeyi de içermelidir. Tedbir bütçesi tahmin edilen toplam bütçesinin belirli bir yüzdesi olarak alınabileceği gibi, bir sabit miktar olarak karar verilebilmekte veya tedbir bütçesi bir nitel analiz sonucunda da belirlenebilmektedir. Proje hakkında daha fazla bilgi mevcut olduğunda acil durum rezervi azaltılabilir veya tamamen sıfır kabul edilebilir.
Kalite Maliyeti: Kalite maliyeti ile ilgili varsayımlar, maliyet tahminlerini etkileyebilmekte, dolayısıyla. tahminleme çalışmalarında dikkate alınması gerekmektedir.
Kalite maliyeti, bir projede düşük kalite sonucu ortaya çıkacak ilave maliyetler ve kalitesizliği önlemek için harcayacak maliyetlerin toplamı olarak tanımlanmaktadır. Düşük kalite; ortaya çıkacak hatalar, arızalar, paydaşların istek ve proje gereklerini karşılayamama olarak tanımlanabilir. Kalite maliyeti aşağıda listelenen 3 farklı alt kategoriye ayrılabilir:
Proje Yönetimi Yazılımı: Proje yönetimi yazılımlarının (MS Project, EXCEL, simülasyon programları, istatistiksel araçlar, vb.) proje maliyetlerini hesaplamak amacıyla kullanılması her geçen gün daha da yaygın hale gelmektedir. Bu tür araçlar, bu bölümde açıklanan bazı maliyet tahmin tekniklerinin kullanımını kolaylaştırabilmekte, böylece maliyet tahmini alternatiflerinin hızlı bir şekilde değerlendirilmesini sağlamaktadır.
Tedarikçi Teklif Analizi: Maliyet tahmin çalışmaları nitelikli tedarikçilerden alınan maliyet bilgilerini içerecek şekilde gerçekleştirilebilir. İş paketi tam serbest rekabet ortamında ihale edilecek olursa, bu yöntemde proje ekibinin her bir iş paketinin gerçek maliyeti ile ilgili ilave çalışma yapmasının gerekebileceği unutulmamalıdır.
Grup Karar Verme Süreci: Yukarıda listelenen tekniklerden uygun olanların kullanılmasının ardından proje ekibi beraber her bir iş paketi için gerekli maliyete beraber karar vermelidir. Proje ekibi; maliyet tahmin çalışmalarından elde edecek bilgileri, iş paketlerinin süre tahminlerini iyileştirmek için de kullanabilirler.
Bütün bu tahmin çalışmalarda toplanan maliyet tahminleri ve bu tahminleri destekleyecek bilgiler; proje planının daha da geliştirilmesi ve güncellenmesi ile sonuçlanacaktır. Eğer mümkünse doğrudan işçilik, malzeme, ekipman, hizmet, tesis, bilgi teknolojisi, enflasyon ödeneği ve acil durum rezervi gibi maliyet alt bileşenleri de bu çalışmalar sırasında belirlenebilir.
Maliyet tahminleri; İş Ayrışım Yapısı (WBS) 'na uygun olarak iş paketlerinin maliyetlerinin toplanması suretiyle kapsam paketlerinin maliyetleri belirlenebilir. Kapsamlar da yine İş Ayrışım Yapısı (WBS) 'na göre toplanarak üst kapsamların maliyetleri elde edilir. Böyle adım adım yukarıya doğru gidilerek toplam proje maliyeti elde edilmelidir.
Maliyet planlama çalışmalarının en önemli çıktısı “proje maliyet temel planı” tablosu ve grafiğidir. Bu grafik maliyet kalemlerinin zamana göre kümülatif değişimini göstermektedir. Birçok projede; bütçe tek bir seferde değil, ay ay veya dönem dönem veya belirli kilometre taşlarına erişildiğinde tahsil etmektedir. Sonuç olarak finansal kaynaklara ne zaman ihtiyaç duyulacağını gösteren zamana göre oluşturulacak tablo ve grafik büyük önem taşımaktadır. EOS’de proje ödemelerinin zamanlamasına proje maliyet temel planına göre karar verilecektir.
Proje maliyet temel planını oluşturmanın en kolay yolu, belirli zaman dilimi için (örneğin aylık) iş paketlerinin o zaman diliminde bulunan yüzde kısmı oranında maliyetini belirlemek ve o zaman diliminde gerçekleştirilecek tüm iş paketlerinin o zaman dilimine düşen maliyet oranlarını toplamak şeklinde olmaktadır.
Örneğin; toplam proje maliyeti 100.000 TL olan ve 20 hafta sürmesi planlanan proje içtin zaman dilimi olarak hafta seçilecek olursa, ilk haftadan başlayarak 20. haftaya kadar her hafta gerçekleştirilecek iş paketlerinin o hafta içine düşen oranları kadarki maliyet miktarları toplanarak her hafta için proje harcama giderleri bulunmalıdır. Bu miktarlar hafta hafta kümülatif bir şekilde toplanarak artan bir tablo elde edilmelidir. Tablodaki değerler daha sonra Y-ekseni “Türk Lirası”, X-ekseni “Hafta” olan bir grafik üzerine çizilmelidir. Projelerin proje maliyet temel grafikleri genelde aşağıdaki Şekil 5’de gösterildiği gibi tipik bir “S” şekilli eğriden oluşacaktır.
Eğer gerçekleştirilebiliyorsa, toplam maliyeti içeren proje maliyet temel planının yanı sıra, Şekil 6’da gösterilen her bir alt maliyet bileşeni için de ayrı ayrı proje maliyet temel planı oluşturulması faydalı olacaktır.
Bu tablo ve grafikler, projenin yürütülmesi sırasında Kazanılmış Değer Analizi gerçekleştirmek amacıyla kullanılacağından dolayı büyük önem taşımaktadır.
Projenin maliyet temel planının oluşturulamadığı durumlarda, maliyetin aşağıdaki şekilde görüldüğü gibi zaman göre doğrusal bir şekilde arttığı varsayılarak Kazanılmış Değer Analizi gerçekleştirilecektir.
Standart Proje Sözleşmesinde girilecek Proje Ödeme Planının, Maliyet Temel Planına göre belirlenmesi gerekmektedir. Proje sahibinin, belirlenen raporlama dönemlerinde, projesi için Kazanılmış Değer Analizi yapıp EÜAŞ EOS Proje Yönetimi Müdürlüğüne sunması gerekmektedir. Proje ödemeleri, bu analizin sonuçlarına göre serbest bırakılacaktır.
Maliyet planlama çalışmalarına paralel olarak hazırlanması gereken bir diğer araçta, yukarıda açıklanan maliyetlerin proje süresince nasıl yönetileceğini açıklayacak Proje Maliyet Yönetimi Planıdır. Örnek bir Proje Maliyet Yönetimi Planı aşağıda gösterilmektedir.
Bu plan projede maliyet yönetimi faaliyetlerinin nasıl gerçekleştirileceğine ilişkin kılavuz bilgileri içermektedir. Projenin başarıyla tamamlanabilmesi için proje maliyet gereksinimlerinin planlanması ve proje devam ettiği sürece projenin maliyet açısından yönetilmesi gerekmektedir. Başarılı bir projenin önceden belirlenen bütçe ve süre içerisinde tamamlanması önem taşımaktadır.
Projesinin yürütülmesi sırasında proje faaliyetlerinin planlanandan daha fazla çaba gerektirmesi ve sonuç olarak işgücü maliyetinin artması, iş paketlerini tamamlayabilmek için ilave donanım ve/veya yazılıma ihtiyaç duyulması, ekipman ve yazılım maliyetlerinin planlanandan daha yüksek olması, plan-dışı eğitimlerin alınmasına ihtiyaç duyulması, ilave alt-yüklenicilere ihtiyaç duyulması, finansal yükün (faiz giderleri, enflasyon, vb.) planlanandan daha yüksek olması gibi sebeplerden ötürü projede maliyet artışları oluşabilir.
Proje maliyetinde artışlara sebep olabilecek olgular gerçekleştiğinde, proje maliyetinin nasıl kontrol edileceğine dair kurallar ve izlenmesi gereken yöntemler, bu planda açıklanmaktadır. Proje maliyet yönetiminin bu planda belirtilen yöntemlere göre yapılması, projeye önemli etkileri olacak maliyet artışlarının bu planda belirtilen süreçler kullanılarak değerlendirilmesi gerekmektedir.
Bu projede Proje Yöneticisi; projeye bir projeye bir “Maliyet Sorumlusu” atamak ve bu kişiye proje organizasyon şemasında yer vermek, Maliyet Yönetimi Planının geliştirilmesini sağlamak ve maliyet artışları ile ilgili bu planda öngörülen faaliyetleri yürütmekle sorumludur. “Maliyet Sorumlusu”, proje maliyetini takip etmek, planlanan ve gerçekleşen maliyet bilgilerini karşılaştırmak, belirli aralıklarla kazanılmış değer analizlerini yapmak ve maliyet performansı ile ilgili proje grubunu bilgilendirmekle sorumludur. Maliyet Sorumlusu; maliyet kontrol faaliyetlerini bu plan çerçevesinde gerçekleştirecektir. Tüm proje çekirdek ve geniş proje ekibi, Maliyet Sorumlusuna ihtiyaç duyduğu bilgileri sağlayacak ve bu bilgilerin toplanmasına yardımcı olacaktır. Üst yönetim proje maliyet yönetimi için gerekli kaynakları sağlamakla sorumlu bulunmaktadır.
Maliyet Sorumlusu, öncelikli olarak o anda gerçekleştirilmekte olan faaliyetler olmak üzere bütün faaliyetlerde o ana kadar gerçekleşen harcama oranlarını gözden geçirecek ve tamamlanma için gerekli bütçenin tahmini değerlerini belirleyecektir. Bu tahmini değer, planlanan değerden fazla ise maliyet artışı ihtimali ortaya çıkmış demektir.
Mevcut araç, donanım, personel, eğitim ve danışmanlık kaynaklarının yeterli olmadığı, bu kaynakların zamanında sağlanmasının mümkün olmadığı ve/veya bu kaynakların, faaliyetin tamamlanması için gerekli olduğu tespit edildiğinde maliyet artışı ihtimali ortaya çıkmış demektir.
Risklerin mevcut durumlarında değişiklikler oluşması ve riskin faaliyetler için öngörülen maliyet tahminlerini etkilediğinin tespit edilmesi durumunda maliyet artışı ihtimali ortaya çıkmış demektir.
Maliyet Sorumlusu; bu açıklanan hususlarla ilgili toplanan izleme sonuçlarıyla bir “Proje Maliyet İzleme Çizelgesi” oluşturacaktır.
Maliyet Sorumlusu projenin mali performansını değerlendirmek ve geleceğe yönelik maliyet kestirimleri yapmak amacıyla maliyet izleme tablosundaki bilgileri kullanarak Kazanılmış Değer Analizi gerçekleştirecektir. Bu amaçla, planlama sırasında belirlenen maliyet planı dikkate alınarak, ayda bir ayın son haftasında oluşturacağı bir kontrol noktasında; Planlanan Maliyet (PV), Gerçekleşen Maliyet (AV), Kazanılmış Değer (EV), Takvim Sapması (SV), Maliyet Sapması (CV), Takvim Performans Endeksi (SPI), Maliyet Performans Endeksi (CPI) ve Tamamlanmada Öngörülen Maliyet (EAC) değerlerini hesaplayacaktır. Hesaplanan performans endeksleri bir maliyet sapmasını işaret ediyorsa, bu planda maliyet çözümlemesi ile ilgili verilen maliyet senaryoları ve eylemler hayata geçirilecektir.
Maliyetlerin izlenmesi ve kazanılmış değer analizleri sonucunda herhangi bir maliyet artışı olasılığı belirlendiğinde, Proje Yöneticisi proje ekibi ile beraber maliyet artışını inceleyecektir.
Proje yöneticisi iç imkânlarla karşılanabilecek doğrudan işgücü, dolaylı işgücü, yazılım ve donanım maliyetleri, ulaşım ve barınma giderleri ve kendi yetki sınırları dâhilindeki diğer kalemler hakkında uygulayacağı stratejiyi, maliyet sorumlusu ve proje ekibi ile beraber kendisi belirleyecek ve onaylayacaktır. Proje yöneticisi, iç imkânlarla karşılanması mümkün olmayan durumlarda vereceği karar aşağıdaki stratejilerden birini yansıtacaktır:
Maliyet artışının küçük olduğu ve iç imkânlarla tolere edilebileceği durumlarda “Maliyet Artışını” onaylanacaktır.
Maliyet artışının büyük olduğu fakat başka faaliyetlerden ve birimlerden kaynak (uzman, danışman yerine şirket elemanlarını kullanmak, vs.) aktarmak/kaydırmak suretiyle çözülebilecek olanlar iç imkânlarla çözümlenecektir.
Maliyet artışının çözümü için başka bir yol kalmadığı durumlarda EÜAŞ EOS WEB portali üzerinden. temin edeceği proje değişiklik formunu doldurarak, yine EOS WEB portali üzerinden EÜAŞ onayına sunacaktır. EÜAŞ’ın onay vermediği durumlarda, proje grubu bu maliyet artışını kendi iç kaynaklarını kullanarak çözmek de dâhil olmak üzere, başka yöntemlerle çözmeye çalışacaktır.
Klasik proje yönetimi yaklaşımlarının yerini, daha esnek ve uyarlanabilir olan çevik metodolojiler almıştır. Özellikle yazılım geliştirme, ürün tasarımı ve teknoloji projelerinde Scrum, Kanban, SAFe gibi yaklaşımlar ön plana çıkmaktadır. Aynı zamanda bazı projelerde hem klasik hem çevik yöntemleri birleştiren hibrit proje yönetimi modelleri kullanılmaktadır. Bu sayede hem planlama disiplini hem de çeviklik aynı anda sağlanabilmektedir.
Yapay zeka (AI) ve makine öğrenmesi (ML), proje yönetiminde öngörü, risk analizi, otomatik planlama ve kaynak tahsisi gibi alanlarda kullanılmaktadır. Bu teknolojiler, proje tamamlanma sürelerinin tahmin edilmesii, gecikme riski yüksek görevlerin belirlenmesi, ekip performans analizleri gibi konularda. proje yöneticilerinin daha bilinçli ve veri temelli kararlar almasına yardımcı olmaktadır.
Pandemi sonrası dönemde kalıcı hale gelen uzaktan çalışma, proje yönetiminde de büyük bir değişim yaratmıştır. Artık projeler çoğunlukla coğrafi olarak dağılmış ekiplerle yürütülmektedir. Bu durum, proje yöneticilerinin: sanal iletişim ve iş birliği araçlarını etkin kullanmasını, zaman farkı ve kültürel farklılıkları gözetmesini, ekip bağlılığı ve motivasyonunu uzaktan yönetmesini gerektirmektedir.
Herhangi bir sorunuz, öneriniz veya iş birliği teklifiniz için benimle iletişime geçmekten çekinmeyin. Yalnızca birkaç adımda ulaşabileceğiniz bu sayfadan size en hızlı şekilde geri dönüş yapacağım. Beni e-posta veya iletişim formu aracılığıyla rahatlıkla bulabilirsiniz. Yardımcı olmaktan memnuniyet duyarım!