Paydaşlar; projeyle ilişkisi olan, proje sonuçlarından olumlu veya olumsuz etkilenebilecek, projeye olumlu katkısı bulunabilecek, destekleyebilecek veya direnebilecek, projenin sonuçlarına kişisel, mali veya profesyonel ilgi gösterebilecek kişi, daire, müdürlük, tesis veya kuruluşlar olarak tanımlanmaktadır.
Paydaş yönetimi, paydaşların ihtiyaç ve beklentilerini karşılamak ve paydaşlarla ilgili ortaya çıkan sorunları ele almak için paydaşlarla iletişim ve çalışma süreci olarak tanımlanmaktadır. Paydaş yönetimi sayesinde paydaşların projeye olan desteğinin arttırması ve paydaşlardan gelen direncin en aza indirilmesi sağlanabilmekte, böylece projenin başarı elde etme şansı önemli ölçüde arttırılabilmektedir. Paydaş sorunlarının ele alınmaması, projeleri başarısızlığa götürebilecek önemli hususlardan biri olduğundan, paydaş yönetimi için yeterince zaman harcanması gerekmektedir.
PMI-PMBOK standardına göre paydaş yönetimi çalışmaları Şekil 1’de gösterildiği gibi 4 aşamada yapılmalıdır:
Paydaş Belirleme: Paydaşlarınızı belirleme çalışmalarının Proje Beratı hazırlama aşamasında gerçekleştirilmesi gerekmektedir. Dolayısıyla, aslında proje planı hazırlama aşamasında aslında proje paydaşlarının hali hazırda belirlenmiş olması gerekmektedir. Diğer yandan bu aşamada Proje Beratı için hazırlanan paydaş listesi daha da geliştirilmelidir.
Paydaşları belirlemenin en kolay yolu, proje ekibi ile birlikte Post-It’ler kullanarak beyin fırtınası oturumları düzenlenmesidir. Projeye olası etkisi olabilecek bütün taraflar bu aşamada belirlenerek teker teker Post-It’ler üzerine yazılmalı ve bunlar büyük bir beyaz tahta üzerine rastgele yerleştirilmelidir. Paydaş belirleme çalışmasında amaç, herhangi bir paydaşı filtrelemek değil, olası bütün paydaşların dâhil edilmesi olmalıdır, o yüzden proje ekibinin beyin fırtınası seansları sırasında öngördüğü bütün paydaşlar tahta üzerine yerleştirilmelidir.
Güç Analizi: Proje planlama aşamasında paydaşlara yönelik yapılması gereken en önemli çalışma paydaş analizlilerinin gerçekleştirilmesidir. Bu çalışmanın sonucunda ortaya bir Güç-İlgi Matrisi çıkacaktır.
Bu matriste güç; paydaşın proje kaynaklarına katkıda bulunma veya kaynakların kullanımını engelleme, proje sonuçları kabul etme veya reddetme yetenekleri olarak ifade edilebilir.
İlgi ise; paydaşın projenin teknik veya sosyal etkilerinden veya hiç olmasa proje ile ilgili algılardan etkilenme potansiyeli olarak düşünülmelidir.
Hem güç hem de ilgi; “Düşük” ve “Yüksek” olarak iki seviyeye ayrılabilir.
Paydaş güç analizi çalışması; beyaz tahta üzerine Şekil 3’de gösterildiği gibi bir Güç-İlgi matrisini boş olarak çiziniz. Daha sonra tercihan proje ekibi ile beraber paydaş Post-It’lerini matrisin uygun karesine yerleştirilmelidir. Bu işlem Post-It’ler kullanıldığı için kolayca gerçekleştirilebilir.
Paydaş Değerlendirme: Bir sonraki aşamada; bütün paydaşların destekçi mi, direnen mi, yoksa tarafsız mı olduğunun değerlendirilmesi gerekmektedir. Her tür paydaş için farklı bir paydaş yönetimi stratejisinin belirlenmesi ve proje planın bu değerlendirmeye göre şekillendirilmesi önem taşımaktadır. Tipik paydaş yönetimi stratejileri Şekil 3’de verilmektedir.
Yukarıda açıklanan aşamalar sonucunda belirlenen paydaşlar, bunların güç ve ilgi seviyeleri, her bir paydaşın destekçi mi yoksa direnen mi, yoksa tarafsız mı olduğu ilgili bilgiler ve ayrıca her paydaş grubu için belirlenmiş paydaş yönetimi stratejisi bir tablo olarak hazırlanarak proje planının paydaş yönetimi bölümüne girilmelidir. Listelenecek paydaşlar; projeye olumlu veya olumsuz ilgisi olabilecek, projeyi etkileme gücüne sahip kişi, daire, müdürlük, tesis veya kuruluşlar olarak düşünülmelidir.
Paydaş Yönetimi: Bu aşama, projenin yürütülmesi sırasında yukarıdaki adımlar yardımıyla belirlenen paydaşların plana göre yönetilmesini içermektedir. Bunun için bir Proje Paydaş Yönetimi planı hazırlanması ve proje planının paydaş yönetimi bölümüne bu planın eklenmesinde fayda bulunmaktadır. Aşağıda örnek bir proje paydaş yönetimi planı verilmektedir.
Bu plan; projenin yaşam döngüsü boyunca proje paydaşları ile etkin bir şekilde ilişki kurabilmek amacıyla geliştirilen stratejileri ve izlenmesi gereken yöntemleri açıklamaktadır. Bu plan; paydaşların ihtiyaçları, ilgi alanları ve projeye potansiyel etkilerinin değerlendirildiği güç-ilgi analizi sonuçlarına göre şekillendirilmiş olup, proje paydaşlarına karşı uygulamaya alınabilir eylemleri açıklamaktır. Proje paydaş yönetiminin bu planda belirtilen yöntemlere göre yapılması, projeye önemli etkileri bulunabilecek paydaşların bu planda belirtilen yöntemlere göre yönetilmesi gerekmektedir.
Paydaş güç-ilgi analizi ve paydaş değerlendirme aşamalarında toplanan bilgilere dayanarak “Proje Yöneticisi,” projenin yaşam döngüsü boyunca paydaşlarla etkileşimden sorumlu olacaktır. Proje grubundan görevlendirilecek bir kişi “Paydaş Yönetimi Sorumlusu” olarak görevlendirilecek ve bu görevli paydaş etkileşim listesini tutacaktır. Paydaş Yönetimi Sorumlusu; belirli aralıklarla paydaş belirleme, güç-ilgi analizi ve paydaş değerlendirme çalışmalarını yenilenmesi ile sorumludur. Üst yönetim paydaşların etkin yönetimi için gerekli kaynakları sağlamakla sorumlu bulunmaktadır.
Proje ekibi, her 3 ayda 1; paydaş belirleme, güç-ilgi analizi ve paydaş değerlendirme çalışmalarını tekrar edecektir. Güç-ilgi analizinde “Düşük” ve “Yüksek” olmak üzere 2 seviye kullanacaktır. Paydaşları; 1) Gücü ve ilgisi yüksek, 2) Gücü yüksek, ilgisi düşük, 3) Gücü düşük, ilgisi yüksek, 4) Gücü ve ilgisi düşük olmak üzere 4 kategoriye ayıracaktır. Paydaş değerlendirme aşamasında her paydaşın destekçi mi, direnen mi yoksa tarafsız mı olduğunu değerlendirecektir. Proje paydaş yönetimi sorumlusu, bütün bu bilgileri bir paydaş tablosu altında toplayacaktır.
Gücü ve ilgisi yüksek paydaşlar ile ilişkiler, proje grubu tarafından etkin bir şekilde yönetilecektir. Bu paydaşlarla ilgili gerekmesi durumunda paydaşa has ayrı bir etkileşim planı hazırlanabilir ve kapsamı değiştirmemek kaydıyla proje planına yeni iş paketleri eklenebilir. Etkileşim planı, paydaşın destekçi ve tarafsız olması durumunda projeye nasıl katkı yapabileceği, direnen konumda ise projeye olumsuz etkilerinin nasıl engelleyebileceği ile ilgili bilgileri içerecektir. Direnmesi beklenen güçlü paydaşlar için bir proje riski açılacaktır.
Gücü yüksek ve ilgisi düşük paydaşların proje ile ilgili ihtiyaçlarını karşılamak için azami çaba gösterilecektir. Bu paydaşların projeden beklentileri ile ilgili ihtiyaç analizi yapılacaktır. Gerekmesi durumunda paydaşa has ayrı bir etkileşim planı hazırlanabilir ve kapsamı değiştirmemek kaydıyla proje planına yeni iş paketleri eklenebilir.
Gücü düşük, ilgisi yüksek paydaşlar proje iletişim planına eklenerek bu paydaşların proje ile ilgili belirli aralıklarla en doğru şekilde bilgilendirilmesi sağlanacaktır.
Gücü ve ilgisi düşük paydaşlar yönelik “izleme” stratejisi benimsenecek, paydaşın güç-ilgi kategorisinde bir değişiklik olup olmadığı belirli aralıklarla gerçekleştirilecek paydaş güç-etki analizlerinde değerlendirilecektir.
Paydaş katılımını etkin bir şekilde yönetilebilmesi için, projeyle ilgili bilgileri kilit paydaşlara iletmek için İletişim Planı ve stratejileri kullanılacaktır. İletişim Planında sağlanan bilgiler (paydaş grupları, iletişim unsurları, amacı, iletişim yöntemi ve sıklığı) kullanılarak, proje ömür döngüsü süresince proje paydaşlarının direnci en aza indirgemeye çalışılacaktır. Paydaşların projeye etkin katılımı sağlanarak, proje hedeflerini, amaçlarını, faydalarını ve risklerini açıkça anlamalarını sağlanacak ve böylece projenin başarı olasılığı artırılmaya çalışılacaktır.
Güç-ilgi analizi doğrultusunda, proje ekibi ayrıca iletişimin paydaş tarafından alındığından ve anlaşıldığından emin olmak, bu bilgilerde düzenlemeler yapmak, sorunlu alanlara cevap vermek için önemli ipuçlarını ve geri bildirimleri aktif olarak dinleyecek ve hatta paydaşlardan düzenli olarak geri bildirim talep edecektir. Eğer paydaş için ayrı bir etkileşim planı hazırlanmış ise, bu planın proje planına entegre edilmesi sağlanacaktır.
Proje grubu, paydaşlarla iletişim planı ve etkileşim planları doğrultusunda etkin bir şekilde etkileşim kurarak, paydaşlarla ilgili toplanan verileri, katılım seviyelerini dikkate alarak kullanılan stratejileri ve taktikleri değerlendirecektir. İletişim ve Risk Yönetim planlarında da belirtildiği gibi, kilit paydaşlar ile geri bildirim alma mekanizmaları oluşturulacak ve bütün paydaşlar projenin önemli konular ile ilgili düşüncelerini dile getirmeye teşvik edilecek, bu geri-bildirimleri yapmalarını kolaylaştıracak ortamlar oluşturulacaktır. Proje ekibi, proje yaşam döngüsü boyunca tüm kilit paydaşları projeye olumlu katkı sağlayacak şekilde projeye dâhil etmeye planlı bir şekilde çalışacaktır.
Klasik proje yönetimi yaklaşımlarının yerini, daha esnek ve uyarlanabilir olan çevik metodolojiler almıştır. Özellikle yazılım geliştirme, ürün tasarımı ve teknoloji projelerinde Scrum, Kanban, SAFe gibi yaklaşımlar ön plana çıkmaktadır. Aynı zamanda bazı projelerde hem klasik hem çevik yöntemleri birleştiren hibrit proje yönetimi modelleri kullanılmaktadır. Bu sayede hem planlama disiplini hem de çeviklik aynı anda sağlanabilmektedir.
Yapay zeka (AI) ve makine öğrenmesi (ML), proje yönetiminde öngörü, risk analizi, otomatik planlama ve kaynak tahsisi gibi alanlarda kullanılmaktadır. Bu teknolojiler, proje tamamlanma sürelerinin tahmin edilmesii, gecikme riski yüksek görevlerin belirlenmesi, ekip performans analizleri gibi konularda. proje yöneticilerinin daha bilinçli ve veri temelli kararlar almasına yardımcı olmaktadır.
Pandemi sonrası dönemde kalıcı hale gelen uzaktan çalışma, proje yönetiminde de büyük bir değişim yaratmıştır. Artık projeler çoğunlukla coğrafi olarak dağılmış ekiplerle yürütülmektedir. Bu durum, proje yöneticilerinin: sanal iletişim ve iş birliği araçlarını etkin kullanmasını, zaman farkı ve kültürel farklılıkları gözetmesini, ekip bağlılığı ve motivasyonunu uzaktan yönetmesini gerektirmektedir.
Herhangi bir sorunuz, öneriniz veya iş birliği teklifiniz için benimle iletişime geçmekten çekinmeyin. Yalnızca birkaç adımda ulaşabileceğiniz bu sayfadan size en hızlı şekilde geri dönüş yapacağım. Beni e-posta veya iletişim formu aracılığıyla rahatlıkla bulabilirsiniz. Yardımcı olmaktan memnuniyet duyarım!