Proje riski, gerçekleştiği takdirde, proje amaçlarına olumsuz veya olumlu etkileri olabilecek olay veya durumdur. Geçmiş tecrübeler; projelerde risk yönetiminin kritik başarı faktörlerinden biri olduğunu göstermiştir. Projede riskler aktif olarak yönetilebilirse, proje maliyetlerindeki öngörülemeyen artışlar önlenebilmekte, projenin zamanında, öngörülen bütçe ile ve arzu edilen kalite seviyesinde tamamlanma şansı arttırılabilmektedir.
Risk yönetimi süreci tipik olarak aşağıdaki adımlardan oluşmalıdır:
Riskleri belirlemek için kullanılabilecek yöntemler aşağıda listelenmektedir:
Risk yönetimde ilk atılması gereken adımlardan bir tanesi projeyi etkileyebilecek risklerin belirlenmesidir. Riskler yukarıda listelenen yöntemler kullanılarak ve proje ekibi ile beyin fırtınası seansları yardımıyla belirlenerek listelenmelidir.
Riskleri belirlemesinin ardından risklerin gerçekleşme olasılıklarının ve olası etkilerinin değerlendirilmesi ve risklerin önceliklendirilmesi gerekmektedir. Bu çalışma için risk değerlendirme anketleri kullanılabilir. Örnek bir anket formatı Şekil 1’de verilmiştir. Böyle bir ankette riskler; oluşma olasılığı ve oluşması durumunda projeye etkisi açılarından düşük, orta ve yüksek olmak üzere 3 seviye kullanılabilir: Bu anketin belirli sayıda uzmana ve proje grubuna uygulanarak risklerin “oluşma olasılığı” ve “oluşursa projeye etkisine” yönelik mevcut algılar belirlenmelidir.
Anketlerden elde edilen sonuçlar bir EXCEL sayfasında değerlendirilip her risk için ortalama ŞİDDET değeri aşağıdaki formüle göre hesaplanmalıdır.
Bir sonraki aşama risklerin şiddet değerlerine göre sıralanması ve bir örneği Şekil 2’de gösterilen Olasılık-Etki matrisine göre risklerin sınıflandırılmasıdır. Ortalama şiddet değerlerine göre her risk Olasılık-Etki matrisinde uygun bir bölgeye yerleşecektir.
(NOT: Tercihe göre Zaman da üçüncü bir boyut da ekleyebilir. Bu durumunda riskin ne kadar sürede gerçekleşebileceği: 1 - Uzun Vadeli, 2 - Orta Vadeli, 3 - Kısa Vadeli, vb.)
Riskleri analiz edilmesinin ardından, bu risklerin; gerçekleşmesinin engellenmesi için (tedbir) ve gerçekleştiği takdirde (etki-azaltma) neler yapılacağına karar verilmesi gerekmektedir. Olasılık-Etki Risk Matrisinde belirli bir üst eşiğin üzerinde (6 ve üzeri) olanlar “Yüksek”, belirli bir eşiğin altında (2 ve altı) olanlar “Düşük”, bu eşiklerin arasında (3-4 arasında) bulunanlar “Orta” olarak nitelendirilebilir. Şekil 3’deki örnekte; 6 ve üzeri yüksek, 3-4 arası orta, 2’nin altı da düşük kabul edilmiştir.
Tedbir Planı risk oluşmasın diye gerçekleştirilecek faaliyetlerin listelendiği bir dokümandır. Diğer yandan Etki Azaltma planı ise risk gerçekleştikten sonra yapılacakları listelemektedir.
Projede; eğer gerçekleştirilebiliyorsa, KIRMIZI kategorideki riskleri olabildiğince çözümleyip sadece SARI ve YEŞİL kategorileri proje yürütme sürecine bırakmak faydalı olacaktır.
Riskler için hazırlanacak Tedbir planı için yapılmasına karar verilen faaliyetler Proje Kapsamına da dâhil edilmelidir.
Riskleri önem derecesine göre sıralayan, olasılık, etki ve şiddet değerlerini içeren bir Risk Kayıt Listesi oluşturulmasında fayda bulunmaktadır. Bu Risk Kayıt Listesi Şekil 4’de gösterildiği gibi bir EXCEL veya DOC sayfası olarak düzenlenebilir.
Ayrıca bu risklerin nasıl yönetileceğine dair bir Proje Risk Yönetim Planının hazırlanmasına da ihtiyaç bulunmaktadır. Örnek bir Risk Yönetim Planı aşağıda verilmektedir.
Bu plan projesi için risklerin nasıl yönetileceğini açıklamaktadır. Risklerin belirlenmesi, listelenmesi, analiz edilmesi, karşı-harekât planlanması, izlenmesi ve kontrol edilmesi için gerekli yöntem, süreç ve teknikler aşağıdaki bölümlerde anlatılmaktadır. Ayrıca, “Risk Yönetimi Görev ve Sorumlulukları” bölümünde risk yönetimi sorumlulukları uygun yönetim kademelerine yüklenmekte ve böylece risklerle doğrudan üst düzeyde ilgilenilmesi sağlanmaktadır. Projenin yürütülmesi sırasında, bu planda belirtilen yöntem, süreç ve teknikler kullanılarak, risk yönetimi faaliyetlerinin proje yönetiminin tamamlayıcı (bütünleşik) bir parçası haline gelmesi sağlanmalıdır.
Proje Yöneticisi; projeye bir “Risk Sorumlusu” atamak ve bu kişiye projenin organizasyon şemasında yer vermek, proje ekibinin risk sonuçlarını azaltma çabalarını gözden geçirmek, yeni risk kalemlerinin olasılıkları ile etkilerinin çarpımı (risk şiddeti) değerlendirmelerini gözden geçirmek, projenin “En Önemli 10 Risk” Listesi’ni güncellemek üzere en az 2 haftada 1 kez toplanılmasını sağlamak, üst seviyeli riskler için etki azaltma stratejilerini ve tedbir planlarını onaylamak, aylık olarak, risklerin mevcut durumunu, karşı eylem plan ve çabalarını izlemek, risklerin mevcut durumlarını, risk eğilim analizlerini ve karşı eylem çabalarının başarısını yönetim temsilcisine aylık olarak rapor etmekle sorumludur. Risk Sorumlusu; riskleri belirleme ve analiz etkinliklerini koordine etmek, belirlenen risklerin proje ekibi tarafından analiz edilmesini ve üst seviyeli riskler için tedbir planlarının hazırlanmasını sağlamak, projeye yönelik bir risk kayıt listesi tutmak, proje ekibini yeni risk kalemleri hakkında bilgilendirmek, risk çözümleme durumunu yönetime rapor etmekle görevlendirilmiştir. Proje ekibi; Risk Sorumlusuna yeni risklerin belirlenmesi ve risklerin analiz edilmesi ile ilgili destek sağlayacaktır. Üst yönetim; risk planlarının uygulamaya konabilmesi için gerekli kaynakları sağlamakla yükümlüdür.
Yeni riskler projenin hayat döngüsü boyunca her an ortaya çıkabilir. Dolayısıyla risk belirleme çalışmaları proje boyunca devam edecek bir süreçtir. Proje ekibinde görev alan bütün çalışanlar, yeni riskleri belirleme konusunda teşvik edilecektir. Projenin ilerleyişi sırasında yeni riskler belirlendiğinde bu risk ile ilgili bilgiler Risk Sorumlusuna bildirilecektir. Belirlenen yeni riskin kabul edilmesinin ardından risk listesine eklenecek ve proje ekibi ile beraber analiz edilerek risk şiddeti hesaplanacaktır.
Proje ekibi, riskin oluşma olasılıklarını, oluşmaları durumunda projeye olabilecek etkilerini ve her riskin olasılık ile etkisinin çarpımından oluşan toplam şiddetini değerlendirmeye tabi tutacaktır. Her riskin oluşma olasılığı ve etkisi; 1 değeri “Düşük”, 2 değeri “Orta”, 3 değeri de “Yüksek” olmak üzere 3 seviye kullanılarak puanlanacaktır. Hesaplanan risk şiddet çarpanlarını değerlendirmek amacıyla risk şiddeti değerlendirme çizelgesi hazırlanacaktır. Bu çizelgede; risk şiddeti 1-2 arasında olanlar “Düşük”, 3-4 arasında olanlar “Orta”, 6-9 arasında olanlar “Yüksek” olacak şekilde riskler sınıflandırılacaktır. Nitel risk analizi, projenin ilerleyişi sırasında üç ayda bir tekrarlanacak, risk şiddetindeki değişikliğe göre planlar, risk listeleri ve tedbirler güncellenecektir.
Tanımlanan ve nitelikleri belirlenen risklerin etkilerinin bir arada değerlendirilmesine dayanan nicel risk analizi, projenin maliyet ve süre hedeflerine ulaşma olasılığının sayısal olarak hesaplanması için EÜAŞ EOS Proje Yönetimi Müdürlüğünün veya Proje Yöneticisinin talep etmesi durumunda kullanılacaktır. Nicel risk analizi sonucunda, projedeki risklere bağlı olarak, projenin maliyetinin ve bitiş tarihinin olasılık dağılımı elde edilecektir. Nicel risk analizi, istatistiksel teknikler içeren özel yazılımlar yardımıyla gerçekleştirilecektir.
Gerçekleştirilen nitel risk analizleri sonuçlarına en yüksek şiddete sahip 10 risk için karşı eylem stratejisi belirlenecektir. Bu stratejiler ve karşı eylem planları aşağıdaki seçeneklerden birini içerecektir:
Sakınma: Proje ekibi; mümkün olması halinde kapsamı değiştirerek, süre ekleyerek veya yeni kaynak ekleyerek riski ortadan kaldıracaktır.
Aktarım: Proje ekibi; mümkün olması halinde riskin etkisini azaltmak amacıyla işin bazı unsurlarını konunun uzmanı yüklenicilere/birimlere aktaracaktır.
Etki-azaltma: Proje ekibi, riskin olasılığını veya etkilerini kabul edilebilir bir eşiğe kadar azaltmaya çalışacaktır.
İzleme: Proje ekibi riskin belirtilerinin izleyecek ve izleme sırasında toplanan verilere göre riske karşı izlenen stratejinin değiştirecektir.
Kabullenme: Proje ekibi riski izleyecek, ancak gerçekleştiği takdirde karşı eylem planını devreye sokacaktır.
“Risk Sorumlusu”; en yüksek şiddete sahip 10 risk için belirlenen stratejiye uygun karşı eylem planları (etki-azaltma, tedbir, vb.) hazırlanmasını sağlayacaktır.
Risklerin mevcut durumu Risk Sorumlusu tarafından izlenecek ve proje toplantılarında risklerin mevcut durumu hakkında proje grubu bilgilendirilecektir. Risk tedbir planlarında öngörülen faaliyetler Proje Planı ile entegre edilecek ve normal proje iş paketiymiş gibi uygulamaya alınacaktır. Risklerin statüsü en 3 ayda 1 yeniden değerlendirilecektir.
Klasik proje yönetimi yaklaşımlarının yerini, daha esnek ve uyarlanabilir olan çevik metodolojiler almıştır. Özellikle yazılım geliştirme, ürün tasarımı ve teknoloji projelerinde Scrum, Kanban, SAFe gibi yaklaşımlar ön plana çıkmaktadır. Aynı zamanda bazı projelerde hem klasik hem çevik yöntemleri birleştiren hibrit proje yönetimi modelleri kullanılmaktadır. Bu sayede hem planlama disiplini hem de çeviklik aynı anda sağlanabilmektedir.
Yapay zeka (AI) ve makine öğrenmesi (ML), proje yönetiminde öngörü, risk analizi, otomatik planlama ve kaynak tahsisi gibi alanlarda kullanılmaktadır. Bu teknolojiler, proje tamamlanma sürelerinin tahmin edilmesii, gecikme riski yüksek görevlerin belirlenmesi, ekip performans analizleri gibi konularda. proje yöneticilerinin daha bilinçli ve veri temelli kararlar almasına yardımcı olmaktadır.
Pandemi sonrası dönemde kalıcı hale gelen uzaktan çalışma, proje yönetiminde de büyük bir değişim yaratmıştır. Artık projeler çoğunlukla coğrafi olarak dağılmış ekiplerle yürütülmektedir. Bu durum, proje yöneticilerinin: sanal iletişim ve iş birliği araçlarını etkin kullanmasını, zaman farkı ve kültürel farklılıkları gözetmesini, ekip bağlılığı ve motivasyonunu uzaktan yönetmesini gerektirmektedir.
Herhangi bir sorunuz, öneriniz veya iş birliği teklifiniz için benimle iletişime geçmekten çekinmeyin. Yalnızca birkaç adımda ulaşabileceğiniz bu sayfadan size en hızlı şekilde geri dönüş yapacağım. Beni e-posta veya iletişim formu aracılığıyla rahatlıkla bulabilirsiniz. Yardımcı olmaktan memnuniyet duyarım!