Proje planının kalite yönetimi ile ilgili bölümünün nasıl hazırlanabileceği ile ilgili kılavuz bilgiler bu bölümde açıklanmaktadır. Tipik bir proje kalite yönetimi süreçleri Şekil 1’de gösterilmiştir.
Projede oluşturulacak ürünlerin ve dokümantasyonların kalite hedefleri proje planının proje kalite yönetimi bölümünde listelenmeli, belirtilen kalite hedeflerine ulaşabilmek için öngörülen süreç ve faaliyetler kısaca açıklanmalıdır. Tipik bir proje kalite planında öncelikle proje süresince uyulması öngörülen kalite prensiplerini listelemelidir. ISO 9000:2015 standardına göre proje planında aşağıdaki kalite prensiplerine vurgu yapılması faydalı olacaktır.
Projelerde, projelerin ve ürünlerin kalitesi aşağıda listelenen 3 temel kalite süreci kullanılarak garanti alınmaya çalışılmalıdır:
Projede üretilecek teslim kalemi türleri (donanım, yazılım, doküman, tasarım, vs.) teker teker açıklanmalı, her biri için uygulanacak kalite kontrol süreçleri gerektiğinde şekiller kullanılarak kalite planına girilmelidir. Proje planında; teknolojik ürünlere yönelik; performans, teknik özellikler, güvenilirlik, sağlamlık, uygunluk, teknik destek, estetik, algılanan kalite gibi hususlarda bilgiler sağlanmalıdır.
Teslimat kaleminin onayına yönelik aşağıda listelenen 3 seviye kullanılabilir:
Kalite planında doküman şablonları ve dokümanların nasıl saklanacağı, numaralandırma ve revizyon yapma kuralları hakkında bilgiler de bulunmalıdır. Her doküman türü için şablonlar bütün proje ekibinin ulaşabileceği bir ortak paylaşımda kullanıma sunulacak şekilde bir ortak paylaşım alanı oluşturulmalıdır. Bu şablonlar sayesinde iletişimde standardizasyon sağlanmalı, proje ekibi arasında ortak dil oluşturulmalıdır.
Her doküman kendi içinde, hangi versiyon olduğunu belirten bir versiyon kontrolü bölümü içermelidir. Yeni versiyonlar, dosya isminin sonuna eklenen bir versiyon numarasına sahip olacak şekilde yeni bir doküman olarak üretilmelidir. Doküman içinde, versiyonlar arasındaki değişikliklerin kısa özetini içeren bir Doküman Tarihçesi bölümü bulunmalıdır.
Proje sırasında ortaya çıkan kalite problemlerini takip etmek için Şekil 2’deki tabloda gösterildiği gibi bir kalite kayıt listesi oluşturulmalıdır.
| Belirleme Tarihi | Kapsam/ Faaliyet | Kalite Probleminin Açıklaması | Çözüm Önerisi | Öngörülen Çözüm Tarihi | Statü |
|---|---|---|---|---|---|
| ... | ... | ... | ... | ... | ... |
Kalite yönetimi görev ve sorumlulukları da kalite planında açıkça belirtilmeli ve bir tablo olarak gösterilmelidir.
Proje planına eklenebilecek örnek bir kalite planı aşağıda gösterilmektedir.
Bu doküman, proje için hazırlanan kalite planını açıklamaktadır. Bu Proje Kalite Planının amacı; proje kalite hedeflerine ulaşabilmek için gerekli faaliyetlerin belirtilmesi ve bu faaliyetlerin gerçekleştirilmesine kılavuzluk sağlanmasıdır. Proje kalite planı, proje performansını artırmaya yönelik yol gösterici bir çerçeve oluşturacak şekilde, projenin, projede oluşturulacak ürünlerin ve dokümantasyonların kalite hedeflerini ortaya koymaktadır.
Proje Yöneticisi; projeye bir “Kalite Sorumlusu” atamak ve bu kişiye projenin organizasyon şemasında yer vermek, proje çalışmaları sırasında kalite kriterlerinin ISO 9000:2015 versiyonunda öngörüldüğü şekilde uygulandığını garanti altına almak, gerekli gördüğünde doküman teslim paketleri için ikinci bir onay süreci başlatıp onay mercii olarak görev almak, teknolojik ürünlerin kabul kriterlerini ve test planlarını onaylamak, gerekli gördüğünde teknolojik ürünlerinin test süreçlerini tekrar ettirmek ile sorumludur. Her kapsam sahibi; kapsamı dâhilinde üretilecek doküman teslim kalemleri için kalite onaylarını yapmak, kapsamı dâhilinde üretilecek teknolojik ürünler için kabul kriterlerinin ve test planlarının oluşturulmasını sağlamak, testlerin yapılması sırasında çalışmaları takip etmek ve gerekli test dokümantasyonunun doldurulmasını sağlamak, gerekli gördüğü durumlarda kabul testlerini tekrar etmek, kendi kapsamındaki çalışmalar için kalite kriterlerinin uyulduğunu garanti altına almak ile sorumludur. Kalite Sorumlusu; kalite kayıtlarını toplamak ve arşivlemek, önemli kalite problemleri ile ilgili kayıt listesi tutmak ve bunlarla ilgili haftalık toplantılardan önce proje yöneticisine bilgi vermek, kalite sistemi ile ilgili iç denetim faaliyetleri gerçekleştirmek, kalite yönetim sistemi geliştirme çalışmalarına katılmak, belirlenen kalite problemlerinin proje grubu tarafından analiz edilmesini ve üst seviyeli riskler için tedbir planlarının hazırlanmasını sağlamak ile sorumludur.
Proje süresince ISO 9000:2015 standartlarında öngörülen kalite prensipleri benimsenecektir: Bunlar: Paydaşlarının Memnuniyeti, Liderlik, Katılım Sağlanması, Süreç Yaklaşımı, Sistem Yaklaşımı, Sürekli Gelişme ve Verilere Dayalı Gerçekçi Karar Verme Yaklaşımı olarak listelenebilir. Projede görev alan bütün çalışanların bu prensipleri benimsemesi ve davranışlarını bu prensipler ışığında şekillendirmesi gerekmektedir.
[Projede ortaya çıkacak teknolojik ürün için Performans, Teknik Özellikler, Güvenilirlik, Sağlamlık, Standartlara Uygunluk, Teknik Destek, Estetik, Algılanan Kalite, vb. gereklerini buraya giriniz.]
Proje; teknolojik ürünler (donanım, yazılım) ve dökümantasyon olmak üzere farklı tür teslimat kalemleri ortaya çıkacaktır: Bu teslim edilebilir türlerin her biri için farklı kalite kontrol prosedürleri uygulanacaktır.
Teknolojik çıktılar, proje hedeflerine yönelik geliştirilen ve sağlanan her türlü donanım, gerçek veya sanal platformlar, yazılımlar ve diğer ilişkili hizmetleri ifade etmektedir. Bu tür teslim kalemleri oluşturmadan önce hazırlanmış ve ürünün özelliklerini tanımlayan teknik doküman ve varsa ürünün uyması gereken standartlar, kalite kontrol referans noktası olarak kullanılacaktır. Ürünün için hazırlanmış teknik tasarım dokümanı ve ürünün uyması öngörülen standartlar yardımıyla kabul kriterlerini içeren bir kontrol listesi ve gerektiği durumlarda bir test planı oluşturulacaktır. Kabul kriterleri ve test planı teknolojik çıktının özelliklerine göre ürün bazlı olacak şekilde belirlenecektir. Kontrol listesinde ki gerekler referans noktası olarak kullanılarak değerlendirme gerçekleştirilecektir. Teknolojiyi geliştiren proje ekibi üyeleri; ürünün kabul kriterlerini karşılayıp karşılamadığını öncelikle kendisi değerlendirecektir. Gerekli test adımları uygulanarak, elde edilen veriler test sonuçları raporu olarak dokümante edilecektir. Teknolojik ürünü geliştiren proje ekibi üyeleri test sonuç raporunu onaylayarak kapsam sahibine ürünün kendisi beraber gönderecektir. Kapsam sahibi arzu etmesi durumunda testleri tekrar ettirebilir ve belirli düzeltmeler talep edebilir. Onay ve test süreçlerinde ortaya çıkabilecek hususlara çözüm getirilmesinin ardından teknolojik ürünün teslimata hazır olduğu kabul edilecektir. Son ürünle beraber kabul kriterlerini ve bazı önemli ölçüm sonuçlarını içeren kontrol listesi de ürüne iliştirilecek ve proje dosyasına yerleştirilecektir. Proje yöneticisi gerek görmesi halinde test süreçlerini tekrar edilmesini isteyebilir ve çeşitli düzeltmeler talep edebilir.
Doküman çıktılar; üretilen her türlü belge tabanlı rapor, liste, çizim gibi belge tabanlı çıktıları içermektedir. Proje sırasında üretilen her dokümanın ilk incelemesini o dokümanı üretmekle sorumlu proje grup üyesi gerçekleştirecek ve bu inceleme sırasında “doküman hazırlama kuralları şablon dokümanını” kullanacaktır. Doküman son tarihten en az 1 hafta önce kapsam sahibine onay için gönderecektir. Kapsam sahibi dokümanı teknik içerik açısından inceleyerek onaylayacaktır. Eğer onayı engelleyen düzeltmelere ihtiyaç duyulursa, düzeltmeleri dokümanı hazırlayan proje çalışanına göndererek süreç tekrar edilecektir. Kapsam sahibi inceleme için yetkisini bir uzmana devredebilir. Proje yöneticisi ihtiyaç duyacağı dokümanlar için kendisi onay mercii olacak şekilde ilave bir onay süreci başlatabilir. Düzeltme döngüsü üretilen doküman arzu edilen kalite seviyesine ulaşıncaya kadar devam edecektir. Onay veya onayların ardından doküman çıktısı proje dosyasına yerleştirilecektir.
Teslimat kaleminin onayına yönelik her seviye için 3 adet seçenek bulunmaktadır:
Tamamen kabul edildi: Ürünlerin tüm gözden geçirenler tarafından son versiyon olarak kabul edilmesi durumunda.
Revizyonlar gerekli: Belirli bir süre içinde ürünün revize edilmesi gerektiği durumlarda.
Reddedildi: Teslimat kaleminin kalitesinin tatmin edici olmaması nedeniyle ürünün ret edildiği durumda (bu ürünün yeniden oluşturulması için yeniden planlama yapılması ve proje planın güncellenmesi gerekmektedir).
Projesi kalite sorumlusu bir kayıt defteri tutacak ve kalite problemlerinin izlenmesini sağlayacaktır. Proje ekibi Proje İletişim Yönetimi planına uygun olacak şekilde haftada en az 1 kere ve her ayın son haftası büyük proje ekibi olarak toplanacaktır. Bu toplantılar sırasında kalite problemleri ve çözüm önerileri de görüşülüp karara bağlanacaktır. Kalite Kayıt Listesinde “Açık” statüde bulunan her kalite problemi için bir çözüm planı ve zaman takvimi ortaya konacak ve bu planın uygulama konması kalite görevlisi tarafından takip edilerek gelişmeler haftalık toplantılarda proje ekibine düzenli bir şekilde rapor edilecektir. Toplantı tutanakları; ilgili şablon kullanılarak ortak paylaşımda arşivlenecektir.
[Varsa bu bölümde listeleyiniz.]
Klasik proje yönetimi yaklaşımlarının yerini, daha esnek ve uyarlanabilir olan çevik metodolojiler almıştır. Özellikle yazılım geliştirme, ürün tasarımı ve teknoloji projelerinde Scrum, Kanban, SAFe gibi yaklaşımlar ön plana çıkmaktadır. Aynı zamanda bazı projelerde hem klasik hem çevik yöntemleri birleştiren hibrit proje yönetimi modelleri kullanılmaktadır. Bu sayede hem planlama disiplini hem de çeviklik aynı anda sağlanabilmektedir.
Yapay zeka (AI) ve makine öğrenmesi (ML), proje yönetiminde öngörü, risk analizi, otomatik planlama ve kaynak tahsisi gibi alanlarda kullanılmaktadır. Bu teknolojiler, proje tamamlanma sürelerinin tahmin edilmesii, gecikme riski yüksek görevlerin belirlenmesi, ekip performans analizleri gibi konularda. proje yöneticilerinin daha bilinçli ve veri temelli kararlar almasına yardımcı olmaktadır.
Pandemi sonrası dönemde kalıcı hale gelen uzaktan çalışma, proje yönetiminde de büyük bir değişim yaratmıştır. Artık projeler çoğunlukla coğrafi olarak dağılmış ekiplerle yürütülmektedir. Bu durum, proje yöneticilerinin: sanal iletişim ve iş birliği araçlarını etkin kullanmasını, zaman farkı ve kültürel farklılıkları gözetmesini, ekip bağlılığı ve motivasyonunu uzaktan yönetmesini gerektirmektedir.
Herhangi bir sorunuz, öneriniz veya iş birliği teklifiniz için benimle iletişime geçmekten çekinmeyin. Yalnızca birkaç adımda ulaşabileceğiniz bu sayfadan size en hızlı şekilde geri dönüş yapacağım. Beni e-posta veya iletişim formu aracılığıyla rahatlıkla bulabilirsiniz. Yardımcı olmaktan memnuniyet duyarım!