Bu bölüm proje planının insan kaynakları ile ilgili bölümümün nasıl hazırlanabileceğine yönelik kılavuz bilgiler içermektedir. Proje İnsan Kaynakları Yönetimi, insan kaynakları yönetiminin planlanması, proje ekibinin oluşturulması, proje ekibinin geliştirilmesi ve proje ekibinin yönetilmesi süreçlerini içermektedir. Proje takımın üyeleri ve bunların niteliklilik gerekleri bu bölümde tanımlanmalıdır.
Projelerin örgütlenmesi; en basit anlamda bir proje yöneticisi ve proje ekibinden ve oluşmalıdır. Proje ekibi tam zamanlı çekirdek ekip ve yarı-zamanlı destek ekibi olarak ikiye ayrılabilir.
Proje planının insan kaynakları bölümü için projeye yönelik bir hiyerarşik organizasyon şeması ve/veya görev/sorumluluk matrisi hazırlanmalıdır. Ayrıca her bir proje ekibi üyesi veya grubunun görev, yetki ve sorumluluklarının listelendiği metin tabanlı formatlar da kullanılabilir. Tipik birer hiyerarşik organizasyon şeması ve görev/sorumluluk matrisi aşağıdaki şekilde gösterilmektedir.
Bu şekilden de görülebileceği gibi her görev her faaliyet için 4 farkı sorumluluk tipi tanımlanmaktadır.
Sorumlu; iş paketini yapan/gerçekleştiren kişidir. Her bir iş paketinde en az 1 kişi “Sorumlu” olabilir. “Sorumlu” rolünü tespit etmek için “bu iş paketini kim yapacak?”, “bu iş paketine kim atandı?” sorularına cevap aramak gerekmektedir.
Yetkili/Yönetici; iş paketini durdurabilen, devam ettirebilen ve son kararı verebilen kişidir. Her iş paketine sadece bir “Yönetici” atanabilir. “Sorumlu” rolünü tespit etmek için “iş paketi yanlış ilerlediğinde karar verici kim?”, “iş paketini yöneten kişi kim?” sorularına cevap aramak gerekmektedir.
Danışman/Destekçi; iş paketi yapılmadan hemen önce bilgisine başvurulması gereken kişidir. Bu kişi yapılacak iş paketi ile ilgili yeterli bilgiye sahip kişidir. Bir iş paketinde çok fazla “Danışman” olmamalıdır. Aksi takdirde, çok sesli ortamlarda karar çıkma olasılığı düşük olabilmektedir. “Danışman” rolünü tespit etmek için “iş paketinin nasıl yapılacağı, sürecinin nasıl işleyeceği konusunda en iyi pratiği kim söyleyebilir?”, “iş paketi ile ilgili paydaş kim?” sorularına cevap aramak gerekmektedir.
Bilgilendirilen; iş paketi tamamlandıktan sonra veya devam ederken önceden belirlenmiş aralıklarda iş paketi hakkında bilgilendirilen kişidir. “Bilgilendirilen” rolünü tespit etmek için “alt çalışmaları bu göreve bağlı olan bir birim yöneticisi var mı?”, “iş paket ile ilgili herhangi bir güncellemede veya iş paketi bitiminde kim haberdar olacak?” sorularına cevap aramak gerekmektedir.
Diğer yandan, projenin başarısı açısından projenin başında olacak proje yöneticisinin de sahip bulunması gereken bazı özellikler bulunmaktadır. Bu özelliklerden önemli olanlar aşağıda listelenmektedir:
Bu bölümde ayrıca proje ekibinde yer alacak üyelerin ve paydaşlarının rol ve sorumlulukları tanımlanmalıdır. Örgütsel yapıya bağlı olarak, proje ekibi üyeleri birçok farklı grubu/birimi temsil edebilir ve farklı fonksiyonel yöneticilerin ilgisine göre hareket edebilir. Görev ve sorumluluklar listelenirken aşağıdakiler dâhil edilmelidir:
Örneğin; Yazılım Projesi için oluşturulmuş 7 kişilik proje grubu için proje ekibi rolleri ve sorumlulukları aşağıdaki örnekte gösterildiği gibi tanımlanabilir:
Proje Yöneticisi (1 pozisyon): Yazılım Projesinin genel başarısından sorumludur. Proje Yöneticisi proje harcamalarını incelemek ve onaylamakla yetkilidir. Proje Yöneticisi ayrıca iş faaliyetlerinin belirlenmiş kabul kriterlerini karşılayıp karşılamadığını incelemekle sorumludur. Proje Yöneticisi, iletişim yönetim planına uygun bir şekilde iletişimlerin gerçekleştirilmesini sağlamalıdır. Proje Yöneticisi, tüm proje ekibi üyelerinin performansını değerlendirecek ve performanslarını fonksiyonel yöneticilere iletecektir. Proje Yöneticisi ayrıca, proje için insan kaynaklarının sağlanmasından da sorumludur. Proje Yöneticisinin liderlik, yönetim, bütçeleme, zamanlama ve etkili iletişim becerilerine sahip olması gerekmektedir.
Tasarım Mühendisi (2 pozisyon): Yazılım Projesi için kodlama gereksinimlerinin toplanması, yazılım tasarımları, kodlamaları ve testlerinden sorumludur. Tasarım Mühendisleri, geliştirilen yazılımın ağ altyapısı boyunca dağıtılması ve izlenmesinde uygulama yöneticisine yardımcı olacaktır. Tasarım Mühendisleri, iletişim yönetimi planının gerektirdiği şekilde Proje Yöneticisine zamanında durum raporlaması yapmaktan sorumlu olacaklardır. Tasarım Mühendislerinin proje harcamaları yapmalarına izin verilmez, Proje Yöneticisi onayı olmadan Tasarım Mühendisleri kaynak tahsis edemezler. Tasarım Mühendislerinin performansı Proje Yöneticisi tarafından yönetilecektir. Tasarım Mühendislerinin; HTML, C ++ ve Java programlama dillerini programlamada yetkin olmalıdır.
Uygulama Yöneticisi (1 pozisyon): Uygulama Yöneticisi; yeni yazılım dağıtılmasından, uygulamaya alınmasından ve izlenmesinden sorumludur. Uygulama Yöneticisi yeni yazılımdaki tüm kodlamanın örgütsel güvenlik düzenlemelerine uygun olmasını sağlamak için Tasarım Mühendisleri ile çalışmaktan sorumludur. Uygulama Yöneticisi, yazılımın kullanıma sunulmasını kolaylaştırmak için çalışacaktır. Uygulama Yöneticisi, projenin iletişim yönetimi planına uygun olarak Proje Yöneticisine durum raporu verecektir. Uygulama Yöneticisinin performansı, Proje Yöneticisi tarafından değerlendirilecektir. Uygulama Yöneticisi ağ mimarisini yönetme konusunda yetkin olmalıdır.
Eğitim Lideri (1 pozisyon): Eğitim Lideri; tüm kullanıcılarının yeni yazılımın konusunda eğitim almasından sorumludur. Eğitim Lideri, eğitim zamanlarını/konumlarını her bir departmanın eğitim temsilcisi ile koordine edecektir. Eğitim Lideri proje iletişim yönetimi planına uygun olarak Proje Yöneticisine gelişmeleri rapor edecektir.
İşlevsel Yöneticiler (2 pozisyon): Proje ekibinin bir parçası olmasa da, işlevsel yöneticiler proje kadro planına uygun olarak projeye kaynak sağlamaktan sorumludur. İşlevsel yöneticiler, Proje Yöneticisi ile beraber bir iş paketi için en uygun olacak insan kaynağını belirlemek ve bu çalışanın görevlendirilmesini onaylamakla sorumludur. İşlevsel yöneticiler de, kısmen Proje Yöneticisinin geri bildirimlerine de dayanarak, atanmış kaynakların performans değerlendirmelerini yapmaktan sorumludur.
Oluşturulabilmesi durumunda, Şekil 28’de gösterilene benzer bir histogramın sağlanması da faydalı olacaktır (zamana göre insan kaynağı türü, haftalık çalışma saatini gösteren).
Bu bölüm ayrıca İnsan Kaynaklarının nasıl yönetileceğine ilişkin bir alt plan da içermelidir. Örnek bir Proje İnsan Kaynakları Yönetim Planı aşağıda verilmiştir.
Bu plan projede insan kaynakları yönetimi faaliyetlerinin nasıl gerçekleştirileceğine ilişkin kılavuz bilgileri içermektedir. Proje ekibinin seçimi, geliştirilmesi, proje performansını artırmaya yönelik kişilerin eksikliklerinin tamamlanması, değerlendirilmesi, motive edilmesi ve projeye en iyi şekilde hazırlanmalarının sağlanması bu planda belirtilen bilgiler ışığında gerçekleştirilecektir.
Bu projesi için proje personeli tamamen iç kaynaklardan oluşacaktır. Bu proje kapsamında hiçbir dış kaynaktan hizmet alımı yapılmayacaktır. Proje Yöneticisi, proje organizasyon yapısına uygun olarak kaynakları tanımlamak ve atamak için fonksiyonel ve bölüm yöneticileri ile görüşecektir. Kaynak herhangi bir proje çalışmasına başlamadan önce, bağlı olduğu işlevsel yöneticisi tarafından onaylanmalıdır. Proje ekibi bu proje için herhangi başka bir daireye tayin edilmeyecek, farklı bir konumda çalışmayacak, her personel çalışmalarını mevcut ofis odasında gerçekleştirecektir.
Proje grubu gerekli beceriler konusunda yeterli personele sahip olması nedeniyle, şu anda bu proje ile ilgili olarak planlanmış bir eğitim bulunmamaktadır. Bununla birlikte, eğitimin gerekli olması durumunda, eğitim finansmanı iç kaynaklardan sağlanacaktır.
Proje yöneticisi, her ekip üyesinin çalışma etkinliklerini proje başlangıcında gözden geçirecek ve yapılacak işlerle ilgili beklentilerini bildirecektir. Proje yöneticisi her ekip üyesini performans ve görevlerini yerine getirme becerileri açılarından proje boyunca değerlendirecektir. Proje kaynaklarını serbest bırakmadan önce, proje yöneticisi uygun işlevsel yönetici ile bir araya gelecek ve çalışanın proje performansı hakkında geri bildirim sağlayacaktır. İşlevsel yöneticiler daha sonra her ekip üyesi için resmi bir performans incelemesi gerçekleştirecektir.
Her ne kadar bu projede parasal ödül mekanizmaları kullanılmasa da, proje ekibi üyeleri için çeşitli ödül mekanizmaları öngörülmüştür. Proje başarıyla tamamlandıktan sonra, mevcut ekip üyelerinin aileleriyle birlikte bir parti düzenlenecektir. Projenin başarıyla tamamlanmasının ardından, zamanında tamamlanan iş paketleri için ilgili ekip üyesi Genel Müdürden teşekkür belgesi alacaktır. Tüm görevlerini başarıyla tamamlayan ekip üyelerinin fotoğrafları şirket bültenine dâhil edilecektir.
Klasik proje yönetimi yaklaşımlarının yerini, daha esnek ve uyarlanabilir olan çevik metodolojiler almıştır. Özellikle yazılım geliştirme, ürün tasarımı ve teknoloji projelerinde Scrum, Kanban, SAFe gibi yaklaşımlar ön plana çıkmaktadır. Aynı zamanda bazı projelerde hem klasik hem çevik yöntemleri birleştiren hibrit proje yönetimi modelleri kullanılmaktadır. Bu sayede hem planlama disiplini hem de çeviklik aynı anda sağlanabilmektedir.
Yapay zeka (AI) ve makine öğrenmesi (ML), proje yönetiminde öngörü, risk analizi, otomatik planlama ve kaynak tahsisi gibi alanlarda kullanılmaktadır. Bu teknolojiler, proje tamamlanma sürelerinin tahmin edilmesii, gecikme riski yüksek görevlerin belirlenmesi, ekip performans analizleri gibi konularda. proje yöneticilerinin daha bilinçli ve veri temelli kararlar almasına yardımcı olmaktadır.
Pandemi sonrası dönemde kalıcı hale gelen uzaktan çalışma, proje yönetiminde de büyük bir değişim yaratmıştır. Artık projeler çoğunlukla coğrafi olarak dağılmış ekiplerle yürütülmektedir. Bu durum, proje yöneticilerinin: sanal iletişim ve iş birliği araçlarını etkin kullanmasını, zaman farkı ve kültürel farklılıkları gözetmesini, ekip bağlılığı ve motivasyonunu uzaktan yönetmesini gerektirmektedir.
Herhangi bir sorunuz, öneriniz veya iş birliği teklifiniz için benimle iletişime geçmekten çekinmeyin. Yalnızca birkaç adımda ulaşabileceğiniz bu sayfadan size en hızlı şekilde geri dönüş yapacağım. Beni e-posta veya iletişim formu aracılığıyla rahatlıkla bulabilirsiniz. Yardımcı olmaktan memnuniyet duyarım!