Etkin iletişim, projelerin sağlığı açıcından kritik önem taşımaktadır. İletişim; sadece anahtar öneme sahip bilgilerin proje paydaşlarına iletilmesi değil, aynı zamanda paydaşlar arasında diyalogun oluşmasına da katkı sağlamaktadır. Böylece oluşabilecek dirençlerin azalması, projeye olan desteğin de artması sağlanabilmektedir. Proje ne kadar fazla tarafı etkileyecek bir değişimi beraberinde getiriyorsa, etkili iletişim o kadar fazla önem kazanmaktadır.
Bir projede, proje yöneticileri zamanlarının büyük bir bölümünü ekip üyeleri ve paydaşlarla iletişim kurmaya ayırırlar. Bu nedenle, EOS için hazırlanan projelerde bir iletişim planı hazırlanması gerekmektedir. Tipik bir iletişim planı aşağıdaki bölümlerden oluşmalıdır;
İletişim planının en önemli bileşeni bir örneği Şekil 1’de gösterilen iletişim matrisi tablosudur.
| Hedef Kitle | İletilecek Bilgiler | İletişim Türü | İletişim Sıklığı | İletişim Ortamı | İletişim Sorumlusu |
|---|---|---|---|---|---|
| EÜAŞ Ar-Ge Proje Yönetimi Müdürlüğü | ... | ... | ... | ... | ... |
| Proje Koordinatörü | ... | ... | ... | ... | ... |
| Üst Yönetim | ... | ... | ... | ... | ... |
| Proje Ekibi | ... | ... | ... | ... | ... |
| Geniş Proje Grubu | ... | ... | ... | ... | ... |
| Gelecekteki Kullanıcılar | ... | ... | ... | ... | ... |
| Diğer İlgili Taraflar | ... | ... | ... | ... | ... |
| ... | ... | ... | ... | ... | ... |
Bu matrisi oluşturmak için öncelikle projenin düzgün işleyebilmesi için hangi taraflara bilgi iletilmesi gerektiğinin belirlenmesi gerekmektedir. İletişim için hedef kitle belirlenirken proje paydaşları bölümünde açıklanan analiz sonuçları kullanılmalıdır. EOS projeleri için tipik hedef kitle bileşenleri arasında; EÜAŞ EOS Müdürlükleri, Proje Koordinatörü, çekirdek proje ekibi, eğer varsa geniş proje ekibi, proje çıktılarından etkilenecek ve/veya bu çıktıları kullanacak, sonuçlara ilgi gösterecek İşlevsel Daireler örnek olarak sayılabilir.
İletilecek bilgiler, hedef kitlenin ihtiyaçlarına göre belirlenmelidir. Bu bilgiler arasında aşağıda listelenenler olabilmektedir:
İletişim türü olarak; yazılı rapor, sözlü bilgilendirme, sunum, canlı demo, toplantı, tablo, şekil gibi türler seçilebilir.
İletişim sıklığı; haftalık, iki haftada bir, aylık, üç ada bir veya yılda iki kere gibi ihtiyaca göre seçilebilir.
İletişim ortamı; telefon, faks, e-posta, whatup messenger, yüz-yüze, ilan panosu, web sayfası, eğitim gibi farklı ortamlardan oluşabilir. İletişim ortamı olarak birden fazla yöntem kullanılabilir.
Son olarak her iletişimin bir sorumlusunun bulunması gerekmektedir.
İletişim planı ayrıca çekirdek ve geniş proje gruplarına yönelik Şekil 2’de gösterildiği gibi bir iletişim bilgileri tablosu da içermelidir:
| Sorumlu Kişi | E-Posta Adresi | Cep Tel | Ofis Tel | Ofis Konum | Oda No |
|---|---|---|---|---|---|
| ... | ... | ... | ... | ... | ... |
Proje iletişiminin başarısını etkileyen aşağıda listelenen faktörlerin dikkate alınması faydalı olacaktır:
Örnek bir İletişim Yönetimi Planı aşağıda gösterilmektedir.
Bu plan İletişim, projede yer alan kişiler arasındaki iletişim ihtiyacını ve bu ihtiyacın karşılanmasına yönelik yöntemleri belirlemektedir. Bu plan; hangi proje bilgilerinin hangi proje hamilerine ulaştırılacağını belirlenmekte, bilgilerin ulaştırılması sırasında hangi iletişim ortamının (Örnek; e-posta, bilgi notu, resmi yazı, telefon konuşması, vb.) kullanılacağı açıklamakta, bu bilginin iletilmesinden kimin sorumlu olacağını belirlemekte ve bu iletişimin ne zaman ve ne aralıklarla yapılacağını açıklamaktadır. Proje iletişim faaliyetlerinin bu planda anlatılan bilgiler ışığında gerçekleştirilmesi gerekmektedir.
Bu proje sırasında farklı iletişim yöntemleri kullanılacaktır. Projede öncelikle kullanılacak iletişim ortamları aşağıda belirtilmiştir:
Atölye Çalışmaları: Atölye çalışmaları proje çıktılarının oluşturulabilmesi amacıyla ilgili tarafların katılımı ile gerçekleşecektir. Bu çalışmalar proje planında ürünün/çıktının üretilmesi ile sonuçlanacaktır. Atölye çalışmaları gerektiğinde, bir eğitim ile başlayacaktır. Proje sırasında birçok iş paketi atölye çalışması olarak gerçekleştirilecektir.
Toplantılar: Proje ile ilgili proje paydaşları arasındaki bilgi alışverişini gerçekleştirmek amacıyla ilgili tarafların katılımı ile gerçekleşecektir.
Resmi yazılar: Resmi yazılar daha çok üst yönetime ve şirketin diğer birimlerine yönelik olarak hazırlanacaktır. Amacı üst yönetimden gerekli olurların alınması üst yönetimin ve diğer birimlerin bilgilendirilmesidir. Resmi yazışmalar gerektikçe yapılacaktır.
İş çıktıları ve raporlar: Proje ilerledikçe proje planında ön görülen raporlar ve iş çıktıları (tablolar, şemalar, çizimler) danışman firma, proje grubu ve diğer şirket personeli tarafından hazırlanacaktır. Proje Koordinasyon grubu, üst yönetim, ilgili şirket birimlerine iletilecektir. İç çıktıları ve raporların amacı projenin tamamlanması için gerekli çalışma sonuçlarını belgelemek ve sistemin kurulmasına yönelik dokümantasyonu oluşturmak.
Sunumlar: Proje sırasında verilecek eğitimler sırasında kullanılmak ve üst yönetimi bilgilendirmek amacıyla hazırlanacaktır. Bütün sunumlar elektronik ortamda sunum programı kullanılarak hazırlanacaktır.
E-posta: Proje koordinasyon grubu, diğer şirket çalışanları ve yönetim temsilcisi arasında proje ile ilgili gerekli bilgi dokümanları iletmek amacıyla kullanılacaktır.
Telefon: Gayri resmi nitelikteki proje konularını görüşmek amacıyla projede görev alan personel tarafından kullanılacaktır.
[Ekip üyesi ismi, e-posta adresi, birim, cep no, iş tel, ofis konu, oda no sütunlarından oluşan bir adres defterini tablo olarak buraya giriniz.]
[İletişim, sorumlu kişi, iletişim araçları, sıklık, alıcı sütunlarından oluşan matrisi buraya giriniz.]
Klasik proje yönetimi yaklaşımlarının yerini, daha esnek ve uyarlanabilir olan çevik metodolojiler almıştır. Özellikle yazılım geliştirme, ürün tasarımı ve teknoloji projelerinde Scrum, Kanban, SAFe gibi yaklaşımlar ön plana çıkmaktadır. Aynı zamanda bazı projelerde hem klasik hem çevik yöntemleri birleştiren hibrit proje yönetimi modelleri kullanılmaktadır. Bu sayede hem planlama disiplini hem de çeviklik aynı anda sağlanabilmektedir.
Yapay zeka (AI) ve makine öğrenmesi (ML), proje yönetiminde öngörü, risk analizi, otomatik planlama ve kaynak tahsisi gibi alanlarda kullanılmaktadır. Bu teknolojiler, proje tamamlanma sürelerinin tahmin edilmesii, gecikme riski yüksek görevlerin belirlenmesi, ekip performans analizleri gibi konularda. proje yöneticilerinin daha bilinçli ve veri temelli kararlar almasına yardımcı olmaktadır.
Pandemi sonrası dönemde kalıcı hale gelen uzaktan çalışma, proje yönetiminde de büyük bir değişim yaratmıştır. Artık projeler çoğunlukla coğrafi olarak dağılmış ekiplerle yürütülmektedir. Bu durum, proje yöneticilerinin: sanal iletişim ve iş birliği araçlarını etkin kullanmasını, zaman farkı ve kültürel farklılıkları gözetmesini, ekip bağlılığı ve motivasyonunu uzaktan yönetmesini gerektirmektedir.
Herhangi bir sorunuz, öneriniz veya iş birliği teklifiniz için benimle iletişime geçmekten çekinmeyin. Yalnızca birkaç adımda ulaşabileceğiniz bu sayfadan size en hızlı şekilde geri dönüş yapacağım. Beni e-posta veya iletişim formu aracılığıyla rahatlıkla bulabilirsiniz. Yardımcı olmaktan memnuniyet duyarım!